Минтруд вводит электронный кадровый документооборот

Кадровое делопроизводство электронный документооборот

Минтруд вводит электронный кадровый документооборот

Есть свои сомнения и у сотрудников службы персонала. Именно они отвечают за защиту и хранение персональных данных работников организации, что определяется ТК РФ и Федеральным законом от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ «О персональных данных». А Постановление Правительства от 1 ноября 2012 г.

№ 1119 «Об утверждении требований к защите персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных» установило, что большинство мер по защите носят технический характер.

Но не всегда информационно-техническая служба организации готова помогать в решении таких сложных для кадровика задач. Дистанционным работникам периодически требуются справки с места работы, касающиеся дохода, периода работы или иных сведений.

Традиционно организации, запросившие такие справки, принимают их в бумажном виде. Поэтому и в этом случае ограничиться электронным документооборотом не получится.

Кадровый электронный документооборот

Важно Личная подпись работника, подтверждающая факт ознакомления с локальными нормативными актами, может быть проставлена на самом документе (в листе ознакомления, приложенном к документу); в специальном журнале (книге) ознакомления; в отдельном документе (перечне), где указаны локальные нормативные акты, предоставленные работнику для ознакомления. 7. В соответствии с Порядком применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденным постановлением Госкомстата России от 24.03.1999 № 20, в унифицированные формы первичной учетной документации (кроме форм по учету кассовых операций), утвержденные Госкомстатом России, при необходимости можно вносить дополнительные реквизиты.
При этом все реквизиты утвержденных Госкомстатом России унифицированных форм первичной учетной документации должны оставаться без изменения, включая код и номер формы, а также наименование документа.

Электронный документооборот в кадровом делопроизводстве. дистанционные работники

Совместно с организаторами им придется:

  • опробовать механизм возможности ведения кадровых документов в электронном виде;
  • оценить затраты и полученные эффекты от новых правил ведения кадровой документации;
  • выявить проблемы и риски от ведения кадрового документооборота в эл. виде;
  • подготовить предложения по оптимизации обязательных для работодателей документов;
  • предоставить инициативы по внесению изменений в законодательство с целью разрешения ведения ЭКД.

Что вообще предлагают чиновники Как ранее заявляла замминистра труда и социальной защиты РФ Любовь Ельцова, Минтруд готов выслушать позицию предпринимателей и профсоюзов по вопросу перехода российских компаний на ЭКД.

Кадровые документы в системе электронного документооборота

Преимущества, которые на поверхности: легкий поиск и упорядоченное хранения документов, уменьшение количества бумаги и необходимости содержания бумажного архива. Однако формирование и ведение электронного архива требует от специалиста по кадрам понимания аспектов хранения информации в электронном виде.

Внедрять ли элементы электронного документооборота в кадровое делопроизводство или вести его в традиционном виде – решать читателям с учетом общей бизнес-политики их организации. Крупные и прогрессивные организации, к которым относится компания, где я работаю, стремятся по-максимуму уйти от бумаг.

В россии должен появиться электронный кадровый документооборот

А у нас так в программе заложено, мы не можем иначе составлять (оформлять) данный документ, программа не будет работать». Особенно часто такие «аргументы» приводят работники кадровых служб, ссылаясь на ту или иную программу автоматизированной обработки кадровой документации.


Учитывая значение данной группы документов в жизни каждого работника и обязательность предъявления этих документов при проверках организации, проводимых государственной инспекцией труда, прокуратурой, другими органами контроля и надзора, а также учитывая очень низкий процент «выигрывания» работодателями рассматриваемых в федеральных судах общей юрисдикции трудовых споров с работниками, руководителям организаций, кадровых служб и служб доку-ментационного обеспечения управления необходимо очень внимательно выбирать соответствующие программы электронного документооборота, включающие обработку кадровой документации.

Минтруд начал вводить электронный кадровый документооборот

Обсуждение этой инициативы шло более двух лет. Предложения упростить кадровый учет, внедрив систему электронного документооборота, неоднократно звучали на различных экономических форумах и конференциях.

На совещании у Любови Ельцовой представители социального партнерства, бизнеса и органов власти обсудили трудозатраты, которые несут организации, используя бумажные формы документов, и озвучили возможную экономию времени и средств при переходе на систему ЭДО.


Со своей стороны, Минтруд РФ готов начать работу в этом направлении. « суть наших предложений заключается в том, чтобы наряду с бумажным документооборотом у компаний была возможность вести электронный кадровый документооборот, — отметила Любовь Ельцова.

— В частности, предлагается предоставить право работодателю принимать решение о полном либо частичном ведении документов, связанных с кадровой работой, в электронной форме».

Ведение кадрового делопроизводства

Внимание Основные требования, предъявляемые к кадровым документам Отметим основные требования, предъявляемые к кадровым документам, которые необходимо учитывать при включении кадровой документации в систему электронного документооборота организации: 1.

Локальные нормативные акты, предусмотренные ТК РФ (кроме штатного расписания), принимаются с учетом мнения представительного органа работников.
При этом необходимо руководствоваться нормами ст.

372 ТК РФ, где установлен порядок учета мнения выборного органа первичной профсоюзной организации при принятии локальных нормативных актов.

Отсутствие в организации представительного органа работников не влечет невозможности принятия работодателем локального нормативного акта — в этом случае он принимается без учета мотивированного мнения представительного органа работников.

Электронная система документооборота

По формам документов в кадровой службе применяются как документы, имеющие унифицированные формы, утвержденные постановлением Госкомстата России от 05.01.

2004 № 1 (например, табель учета рабочего времени), так и документы, имеющие примерные (рекомендательные) формы (например, должностная инструкция), а также документы, оформляемые произвольно (например, заявление работника).

По срокам хранения кадровые документы делятся на документы с краткими сроками хранения (до 10 лет включительно, например приказ о предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска), документы длительного срока хранения (свыше 10 лет, например приказ о приеме на работу) и документы постоянного хранения (например, положение о персональных данных работников).

Кадровый электронный документооборот. особенности. внедрение. сложные моменты

Состав кадровой документации: виды и разновидности документов Под обобщающими понятиями «кадровая документация» или «документация по личному составу» подразумевается широкий круг документов, содержащих сведения о работниках организации и деятельности самой кадровой службы. Данная группа документов очень своеобразна по своему составу, т.

к.

объединяет отдельные виды документов, входящие в разные унифицированные системы документации, например: из организационно-распорядительной документации сюда вошли положения о структурных подразделениях организации, должностные инструкции, приказы, протоколы, служебные записки, заявления, справки и др.; из первичной учетной документации по учету труда и его оплаты — штатное расписание, приказы (распоряжения) по личному составу, личная карточка работника, график отпусков и др. Кадровая документация может быть классифицирована по различным основаниям.

Второе — не перекладывать расходы на работников. В этом же направлении работает и Минэкономразвития РФ. В рамках проекта «Цифровая экономика РФ», который был утвержден 28 июля 2017 года, в числе краткосрочных мер озвучен отказ от бумажных трудовых книжек.

По мнению заместителя министра Саввы Шипова, возможность дистанционно заключать трудовые договоры и отказаться от трудовых книжек повысит трудовую мобильность населения.

Источник: http://advocatus54.ru/kadrovoe-deloproizvodstvo-elektronnyj-dokumentooborot/

Комментарий Минтруда России о введении электронной трудовой книжки и кадрового документооборота в электронном виде , Информация Минтруда России от 19 октября 2018 года

Минтруд вводит электронный кадровый документооборот

Вопрос внедрения цифровых технологий в социально-трудовую сферу и отражения норм в законодательстве обсуждался на заседании Правительства России 28 июня 2018 года.

В соответствии с данными поручениями Минтруд России подготовил законопроект “О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации (в части формирования и ведения сведений о трудовой деятельности работников в электронном виде)”, а также подходы к ведению кадрового документооборота в электронном виде в организациях, которые были в основном поддержаны.

О законопроекте об “электронной трудовой книжке”

Минтруд России предлагает принять в 2019 году законопроект об “электронной трудовой книжке”. Предполагается, что работодатели будут направлять в Пенсионный фонд России в электронном виде сведения о трудовой деятельности работников, то есть о приеме на работу, переводе на другое рабочее место, увольнении.

Проект является масштабным, так как затрагивает всех работодателей.

Работники получат возможность видеть в информационной системе в любое время записи, которые производит работодатель, а также направлять свои данные в электронном виде работодателю, например, при трудоустройстве, в том числе для работы дистанционно в другой местности.

Минтруд России планирует на следующей неделе разместить законопроект на общественное обсуждение.

О ведении кадрового документооборота в электронном виде

Также сообщаем, что ведется проработка норм о предоставлении работодателям права ведения обязательных кадровых документов, указанных в Трудовом кодексе, только в электронном виде. К таким документам относятся трудовые договоры, оформление отпусков и командировок, ведение учета рабочего времени, документы по охране труда и пр.

С этой целью Минтруд России провел в 2018 году эксперимент с участием крупных компаний ОАО “РЖД”, АО “Газпромбанк”, ПАО “АВТОВАЗ”, ПАО “Ростелеком”, ПАО “Мечел”, АО “Северсталь Менеджмент”, ООО “СИБУР”, АО “АЛЬФА-БАНК”, ПАО “РОСБАНК”, ПАО “Татнефть” им.В.Д.Шашина, ООО “Агроторг”.

Компании отмечают необходимость законодательного закрепления унифицированных требований к универсальной усиленной квалифицированной подписи (УКЭП), обеспечивающих возможность ее использования в рамках любых правоотношений.

Экономический эффект от ведения кадрового документооборота в электронном виде возможен при условии решения вопроса о снижении стоимости приобретения и использования электронной цифровой подписи, так как планируется, что работодатели будут приобретать ее за счет собственных средств (в настоящее время стоимость УКЭП составляет в среднем от 1 до 5 тысяч рублей на человека ежегодно).

По мнению бизнеса, ведение ряда документов только в электронном виде при рассмотрении споров в судебных органах или при проверках контрольно-надзорных органов создает высокие риски привлечения работодателей к ответственности.

Проблемы при утере работодателем информации на электронных носителях, ошибки программного обеспечения при передаче и обработке данных в электронном виде могут также привести к принятию неправомерных решений контрольно-надзорными органами.

При потере информации из корпоративных систем работодателя при ведении кадрового документооборота только в электронном виде, работнику будет затруднительно защитить свои права и гарантии.

Российский союз промышленников и предпринимателей и Федерация независимых профсоюзов России, которые уполномочены вести переговоры по законодательным инициативам в социально-трудовой сфере, выражают мнение о необходимости поэтапности и тщательной проработки поправок в трудовое законодательство по вопросу ведения кадрового документооборота в организации только в электронном виде.

Так, стороны Российской трехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений (РТК), представляющие общероссийские объединения профсоюзов и общероссийские объединения работодателей, отмечают нецелесообразность включения в законопроект о “трудовой книжке” норм о ведении всего кадрового документооборота в электронном виде в организации, что зафиксировано в протоколе РТК от 7 сентября 2018 года.

Минтруд России считает, что предварительно должны быть приняты решения в IT-сфере, касающиеся электронной цифровой подписи, архивного хранения данных, защиты передачи данных, юридической значимости электронных документов, в том числе в судебных спорах.

Принятие законопроектов, которые имеют важное значение для перехода на электронный кадровый документооборот в организации, в соответствии с проектом паспорта национального проекта “Цифровая экономика в Российской Федерации” планируются в следующие сроки:

– декабрь 2018 года – по вопросам регулирования механизмов формирования и использования “облачной” электронной подписи, установления унифицированных требований к универсальной (единой) усиленной квалифицированной подписи, визуализации электронной подписи в электронном документе, уточнения правового статуса аккредитованного удостоверяющего центра;

– июле 2019 года – в части уточнения понятия электронного документа, определения процедур хранения документов, в том числе электронных, использования и хранения электронного дубликата (электронного образа) документа, а также в части формирования благоприятных правовых условий для сбора, хранения и обработки данных с использованием новых технологий.

С учетом этих изменений в законодательстве, а также высказанных предложений бизнес-сообщества и мнения представителей работников Минтруд России предполагает разработку законопроекта, который планируется принять в 2021 году.

Таким образом, информация в публикации в газете “Коммерсант” “Труд отторгает электронный учет” от 19 октября 2018 года не соответствует действительности.

Электронный текст документа

подготовлен АО “Кодекс” и сверен по:

Администратор образования,

N 22 (587), ноябрь 2018

Источник: http://docs.cntd.ru/document/551625042

Кадровые документы: переводим в электронный вид

Минтруд вводит электронный кадровый документооборот

Министр труда и социальной защиты России Максим Топилин подписал приказ о проведении эксперимента по переводу в электронную форму документов и сведений о работнике по вопросам трудовых отношений.

Задачами эксперимента определены:

  • апробация механизма возможности ведения работодателем кадровых документов в электронном виде;
  • оценка затрат и оценка полученных эффектов от ведения кадровых документов в электронном виде;
  • выявление проблем и рисков от ведения кадрового документооборота в электронном виде;
  • подготовка предложений по оптимизации документов, обязательных для ведения работодателем в сфере трудовых отношений;
  • подготовка предложений по внесению изменений в законодательство Российской Федерации по предоставлению возможности ведения кадрового документооборота в электронном виде.

https://www..com/watch?v=ytdevru

К видам работ с документами, в отношении которых проводится эксперимент, относятся: заключение трудовых договоров; извещение работников о составных частях заработной платы, причитающихся ему за соответствующий период; оформление отпусков и служебных командировок; ведение учета рабочего времени, фактически отработанного каждым работником; выдача наряда-допусков работникам и др.

Пилотный проект будет реализовываться на площадках крупных работодателей: ОАО «Российские железные дороги», АО «Газпромбанк», ПАО «АВТОВАЗ», ПАО «РОСБАНК», ПАО «Мечел», АО «Северсталь Менеджмент», ПАО «Ростелеком», ООО «Яндекс».

В обязательном порядке в эксперименте примут участие первичные профсоюзные организации или иные представители работников (в случае отсутствия первичной профсоюзной организации).

Организационно-методическое обеспечение проекта осуществляют Минтруд России, Роструд, ВНИИ труда Минтруда России.

Эксперимент продлится до октября 2018 года.

Как ранее сообщалось, Минтруд России ведет работу, связанную с применением цифровых технологий в трудовой сфере, по трем направлениям: «кадровый документооборот в организации», «электронная трудовая книжка», «электронный надзор».

Социальное партнерство и трудовые отношения

Зачем понадобился эксперимент

Минтруд предложил провести эксперимент по ведению документов, предусмотренных трудовым законодательством, связанных с работой, в электронном виде.

Основная цель перевода кадровых документов в электронный вид – отработка механизмов ведения в организациях документов, связанных с работой, в электронном виде без дублирования на бумажном носителе, а также подготовка предложений по внесению соответствующих изменений в законодательство.

С 2020 года минтруд вводит электронный кадровый документооборот: подробности

Нет видео.

(кликните для воспроизведения).

13 февраля 2019 года Минтруд России на официальном сайте проектов нормативных документов разместил законопроект, который вводит электронный кадровый документооборот. Рассказываем, что это означает и кого коснётся на практике.

Сразу скажем, что эксперимент по внедрению электронных кадровых документов затронет только отдельных работодателей.

Планируется, что Правительство РФ отдельно утвердит перечень работодателей, участвующих в эксперименте по электронному документообороту в кадрах, но только с их согласия. В него войдет около 10 организаций.

Проведение эксперимента в организации и соответствующие договоренности по его порядку будут отражены в коллективном договоре или соглашении с работником об его участии в эксперименте.

Срок проведения эксперимента по введению электронного документооборота кадровых документов запланирован с 1 января 2020 года по 31 декабря 2022 года. То есть, на 3 года.

Работодатели на добровольной основе участвуют в эксперименте по внедрению электронного документооборота в кадровом делопроизводстве и самостоятельно определяют:

  • виды документов, связанных с работой, в отношении которых будет проводиться эксперимент;
  • вид электронной подписи, применяемый при ведении документов, связанных с работой.

Однако работодателей обяжут использовать усиленную квалифицированную электронную подпись:

  • при заключении трудового договора;
  • договора о материальной ответственности;
  • ученического договора;
  • внесении в них изменений.

Вести документы, связанные с трудовыми отношениями, работодатели будут посредством использования своей информационной системы.

Как ни странно, расходы, связанные с ведением кадровых документов в электронном виде, вкл. применение электронной подписи сотрудника, несет работодатель.

В рамках эксперимента при поступлении запросов от различных контрольно-надзорных органов работодатель сможет представлять сведения в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной подписью.

Планируется, что за время проведения эксперимента будут решены необходимые вопросы, связанные с изменением требований к электронной подписи, электронным архивным хранением кадровых документов и др.

Так, например, в рамках реализации федерального проекта «Нормативное регулирование цифровой среды» национальной программы «Цифровая экономика России» в течение 2019 года будет:

  • подготовлен ряд законопроектов, регламентирующих работу с электронными документами;
  • урегулирован вопрос об использовании отечественных технических средств и ПО для хранения информации в электронном виде с обеспечением ее аутентичности, целостности и достоверности в течение установленных сроков хранения.
  • оформление служебных командировок;
  • ознакомление с графиком отпусков и уведомлением о времени начала отдыха;
  • ознакомление работника с некоторыми локальными нормативными актами, напрямую связанными с его трудовой деятельностью и др.

При этом обязательным условием было наличие бумажных версий документов.

Кто будет участниками эксперимента

Наименование участника экспериментаВиды работы с документами, в отношении которых проводится эксперимент
ОАО «РЖД»(письмо от 26.02.2019 № ИЦЕ-963/ЦКАДР)1) оформление служебных командировок; извещения работников о составных частях заработной платы, причитающихся ему за соответствующий период;2) ознакомление с графиком отпусков и уведомлением о времени начала отпуска;3) ознакомление работников с локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью

Источник: https://dolche-vitakrs.ru/perevod-kadrovykh-dokumentov-elektronnyy-mintrud-2018/

Кадровый электронный документооборот

Минтруд вводит электронный кадровый документооборот

Меню

– Финансовое право – Кадровый электронный документооборот

Любовь Ельцова объяснила (цитата по официальному сайту Минтруда — прим.ред.): « суть наших предложений заключается в том, чтобы наряду с бумажным документооборотом у компаний была возможность ведения электронного кадрового документооборота.

В частности, предлагается предоставить право работодателю принимать решение о полном либо частичном ведении документов, связанных с кадровой работой, в электронной форме. Это решение будет приниматься работодателем только с учетом мнения представительного органа работников.

Все расходы по ведению документов в электронной форме возлагаются исключительно на работодателя. Работник не должен нести никаких издержек, связанных с ведением частичного или полного электронного кадрового документооборота.

Кроме того, работодатель обязан по требованию работника предоставлять ему документы, созданные в электронной форме, на бумажном носителе».

Минтруд ввел электронный кадровый документооборот

Кроме того, можно выделить индивидуальные кадровые документы (например, приказы), касающиеся одного работника, и сводные документы, в которых упоминаются несколько работников.

По формам документов в кадровой службе применяются как документы, имеющие унифицированные формы, утвержденные постановлением Госкомстата России от 05.01.

2004 № 1 (например, табель учета рабочего времени), так и документы, имеющие примерные (рекомендательные) формы (например, должностная инструкция), а также документы, оформляемые произвольно (например, заявление работника).

Особенности электронного документооборота в процессах управления персоналом

Состав кадровой документации: виды и разновидности документов Под обобщающими понятиями «кадровая документация» или «документация по личному составу» подразумевается широкий круг документов, содержащих сведения о работниках организации и деятельности самой кадровой службы.

Данная группа документов очень своеобразна по своему составу, т. к.

объединяет отдельные виды документов, входящие в разные унифицированные системы документации, например: из организационно-распорядительной документации сюда вошли положения о структурных подразделениях организации, должностные инструкции, приказы, протоколы, служебные записки, заявления, справки и др.

; из первичной учетной документации по учету труда и его оплаты — штатное расписание, приказы (распоряжения) по личному составу, личная карточка работника, график отпусков и др. Кадровая документация может быть классифицирована по различным основаниям.

Источник: http://yuruos.icu/kadrovyj-elektronnyj-dokumentooborot/

Эксперименты Минтруда: как кадровый документооборот становится электронным

Минтруд вводит электронный кадровый документооборот

В ходе эксперимента обнаружилась проблема — при утрате электронного документа из корпоративной информационной системы работнику затруднительно восстановить свои права. Это означает, что для массового перехода на безбумажный формат работы в первую очередь нужно обеспечить дублирование информации о работе в государственной информационной системе.

Эксперимент также выявил сложности, связанные с применением различных видов электронной подписи. Поэтому до принятия законопроекта о кадровом ЭДО в сфере информационных технологий должны быть выработаны решения, касающиеся электронной подписи, архивного хранения данных, защиты передачи данных и юридической значимости электронных документов, в том числе в судебных спорах.

Изменения в законодательство по итогам первого эксперимента

Правительство РФ поддержало поэтапный подход рабочей группы и на заседании 28 июня 2018 года дало соответствующие поручения.

Для начала было предложено разработать законопроекты о ведении сведений о трудовой деятельности работников в электронном виде, предусмотрев в них постепенный переход к ведению трудовых книжек исключительно в электронном виде.

О сложностях внедрения электронных трудовых книжек мы рассказывали в прошлой статье о кадровом ЭДО.

Приняв во внимание итоги эксперимента и поручения Правительства РФ, Минтруд России разработал и разместил 29 октября 2018 года для общественного обсуждения законопроект «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации (в части формирования и ведения сведений о трудовой деятельности работника в электронном виде)» и сопутствующие проекты законов.

Согласно законопроекту работодатели будут передавать в ПФР сведения о трудовой деятельности, которые вносятся в трудовую книжку, в электронном виде.

Начиная с 1 января 2020 года их будут передавать в ПФР ежемесячно, а с 1 января 2021 года — ещё чаще (не позднее рабочего дня, следующего за днём издания всех кадровых приказов).

В связи с этим при заключении трудового договора и для подтверждения трудовой деятельности работник сможет получить документы с предыдущего места работы как у бывшего работодателя, так и в МФЦ или ПФР — на бумаге или в электронной форме.

На сведения о трудовой деятельности работников будет распространяться порядок хранения, предусмотренный для индивидуального лицевого счёта (его ПФР хранит в течение всей жизни застрахованного лица).

А вот работодатель после увольнения работника будет хранить сведения в электронном виде всего три года.

При увольнении работник получит у работодателя сведения о трудовой деятельности на бумажном носителе, что исключит риск их несвоевременного получения в информационной системе ПФР, например, по техническим причинам.

Если законопроект будет принят и вступит в силу с 2020 года, уже в 2021 году сведения о трудовой деятельности работников будут вестись только в электронном виде, за исключением работников, подавших заявление о ведении трудовых книжек на бумажном носителе. А с 2027 года трудовые книжки на бумажном носителе отменят полностью.

В качестве одного из сопутствующих законопроектов Минтруд разработал поправки в Федеральный закон об индивидуальном (персонифицированном) учёте в системе обязательного пенсионного страхования.

Законопроект подразумевает, что индивидуальный лицевой счёт в ПФР дополнят новым разделом, содержащим сведения о трудовой деятельности застрахованного лица, в том числе выполняемой им работе и занимаемой должности, а также сведения об увольнении и основаниях прекращения трудового договора.

Работодатели будут формировать сведения в форме электронного документа с использованием своих программно-технических средств либо для этих целей ПФР будет бесплатно предоставлять электронный сервис.

Еще одним сопутствующим законопроектом стали поправки в Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях, которые предусматривают с 2021 года административную ответственность в виде предупреждения должностных лиц за нарушения порядка передачи сведений о трудовой деятельности в ПФР (статья 5.27 КоАП РФ).

На момент написания статьи (апрель 2019 года) законопроект «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации (в части формирования и ведения сведений о трудовой деятельности работников в электронном виде)» размещён со статусом «Подготовка заключения об ОРВ». На следующем этапе документы направятся на рассмотрение в правительство.

Второй эксперимент: ЭДО без дублирования на бумаге

После рассмотрения в правительстве законопроекта Минтруда и итогов первого эксперимента было принято решение провести ещё один эксперимент по внедрению кадрового ЭДО. Второй эксперимент регламентирован законопроектом «О проведении эксперимента по ведению документов, предусмотренных трудовым законодательством, связанных с работой, в электронном виде у отдельных работодателей».

Источник: https://iitrust.ru/articles/expert/eksperimenty-mintruda-kak-kadrovyy-dokumentooborot-stanovitsya-elektronnym/

Минтруд опробует механизмы электронного кадрового документооборота

Минтруд вводит электронный кадровый документооборот

Ведомство начало подготовку к проведению эксперимента по внедрению электронного документооборота в области работы с персоналом на нескольких выбранных для этого предприятиях.

Начиная с 16 мая по 1 сентября 2018 года компании будут вести часть кадрового документооборота в электронном формате. В частности, новый порядок оформления затронет трудовые договоры, командировки, отпуска, механизм ознакомления сотрудника с локальными актами, а также извещения его о составе заработной платы.

Цели проведения данных мероприятий:

  • тестирование самой возможности оформления кадровой документации в электронном виде;
  • сопоставление экономических выгод и затрат, связанных с внедрением;
  • оценка «узких мест» проекта и вероятных будущих рисков.

Результатом проведенных мероприятий должна стать выработка единого списка обязательных для составления кадровых документов и внесение в нормативные акты изменений, касающихся регулирования процедур электронного кадрового делопроизводства. Завершающая стадия эксперимента должна закончиться 1 октября 2018 года.

Источник

Что вообще предлагают чиновники

Как ранее заявляла замминистра труда и социальной защиты РФ Любовь Ельцова,Минтруд готов выслушать позицию предпринимателей и профсоюзов по вопросу перехода российских компаний на ЭКД.

Любовь Ельцова объяснила (цитата по официальному сайту Минтруда — прим.ред.):

Кто уже готов к переходу

В министерстве подчеркивают, что за внедрение ЭКД выступают компании из банковского сектора и IT-технологий, «где преимущественно вертикально интегрированные структуры, и работа связана с применением информационных технологий».

Поэтому они и стали первыми участниками пилотного проекта.

Вместе с тем и многие компании уже оценили достоинства электронного документооборота, поэтому если власти его узаконят в кадровом делопроизводстве, потихоньку начнут переходить на новые правила работы.

По словам эксперта КлубаТК, юриста рекрутингового агентства «Арес» Татьяны Магеры, внедрение кадрового электронного документооборота — необходимый и закономерный процесс. Возможно, на первом этапе переход на него действительно мог бы быть исключительно добровольным как для работодателей, так и для работников.

Тем более, что фактически создание и учет кадровых документов уже несколько лет происходит в цифровом форме. Распечатывание и дублирование документа на бумажном носителе обязательно в силу требования о его заверении личной подписью работника и работодателя.

Легализация электронной цифровой подписи для сторон трудовых правоотношений могла бы решить эту проблему.

Татьяна Магера также напоминает, что использование таких порталов как nalog.ru, arbitr.ru, gosuslugi.ru cтановится с каждым днем все более популярным и эффективным. Так что ничего не мешает внедрить электронный документооборот и в кадровом учете, в том числе с использованием уже имеющихся платформ и наработок.

Что можно переводить в онлайн-формат уже сейчас

Российское законодательство содержит множество нормативных актов, позволяющих компаниям переводить некоторые кадровые документы в цифровой формат.

По решению руководства предприятия, внутренние бумаги могут оформляться непосредственно в рабочих компьютерах. При необходимости их можно распечатать и подписать.

Если в цифровом варианте их отправлять работникам или государственным органам, их подлинность обязательно надо подтверждать электронной цифровой подписью.

Вот список документов, которые вполне можно составлять в компьютере:

Личные карточки работников, приказы по личному составу, трудовые книжки и журнал их учета, трудовые договоры и допсоглашения к ним, а также большая часть кадровых журналов пока должны вестись на бумаге. Но не исключено, что хорошие результаты в ходе эксперимента заставят чиновников отказаться от таких ограничений уже в ближайшие несколько лет.

Источник:

Минтруд хочет усовершенствовать электронную подпись для защиты прав работников

Министр труда РФ Максим Топилин считает, что в настоящее время мало практикуется заключение трудовых договоров электронном виде потому, что электронная подпись имеет непродолжительный срок действия. Поскольку кадровые документы имеют длительный срок хранения, а работа в одной компании также может продолжать достаточно долго Минтруд предлагает увеличить срок действия таких подписей.

Что случилось?

Глава Минтруда Максим Топилин высказал предположение, что именно срок действия электронной подписи тормозит упрощениея кадрового документооборота, для чего сейчас есть отличные возможности.

Министр считает, что раз для заключения трудового договора в электронном виде необходима электронная подпись работника, она должна действовать дольше, чем 10 лет.

Свое заявление Максим Топилин сделал в ходе встречи с министрами труда и занятости стран БРИКС, которая проходила в Китае. Об этом сообщает пресс-служба Минтруда.

Кадровый документооборот должен соответствовать цифровой экономике

По словам министра, глобализация и переход к цифоровой экономике влекут появление новых форм бизнеса и новых форм занятости. Поэтому чиновник считает необходимым обеспечить защиту трудовых и социальных прав работников, использующих электронную подпись для оформления трудовых отношений уже сейчас.

Такая проблема касется не только России, но всех стран БРИКС. Ведь новые формы трудовых отношений, обусловленные цифровизацией экономики, требуют изменений в трудовом законодательстве. Министр обеспокоен, как правильно выстроить трудовое и страховое законодательство в новых условиях, как обеспечить защиту прав граждан.

Увеличение срока действия электронной подписи будет способствовать защите этих прав.

Кроме того, министр коснулся вопросов повышения квалификации и отметил, что одним из важных факторов является независимость и прозрачность такой оценки. Максим Топилин напомнил, что по состоянию на 24 июля 2018 года, в России утверждено 1060 профессиональных стандартов, которые затрагивают практически все основные сферы экономики.

Подписывайтесь на наш канал в Telegram

Мы расскажем о последних новостях и публикациях. Читайте нас, где угодно. Будьте всегда в курсе главного!

Подписаться

e-mail рассылка

Подпишитесь на новости для кадровика!

Раз в неделю мы будем отправлять самые важные статьи вам на электронную почту

Дорогие читатели, если вы увидели ошибку или опечатку, помогите нам ее исправить! Для этого выделите ошибку и нажмите одновременно клавиши «Ctrl» и «Enter». Мы узнаем о неточности и исправим её.

Источник:

Кадровые документы рано переводить в электронный вид, считает Минтруд

Речь идет не о полной замене бумажной формы электронной, а о добровольном внедрении электронной формы

Д.Абрамов / Ведомости

Рабочая группа, контролирующая исполнение утвержденной правительством дорожной карты «Повышение качества регуляторной среды для бизнеса» Агентства стратегических инициатив (АСИ), признала вчера неудовлетворительным проект доклада в правительство, который готовил Минтруд по созданию условий для использования электронных документов в кадровом документообороте, рассказал «Ведомостям» член рабочей группы АСИ Денис Шиповсков, координатор по правовым вопросам экспертного совета «Электронные документы – эффективная экономика», и подтвердил представитель Минэкономразвития.

Вопрос использования электронных документов в кадровом документообороте появился в дорожной карте в октябре 2014 г. Премьер Дмитрий Медведев тогда обязал Минтруд, Минкомсвязи и Минэкономразвития представить доклад об этом в I квартале 2015 г.

Из раскритикованного вчера проекта доклада (есть у «Ведомостей») следует, что Минтруд против перехода на электронный кадровый документооборот. Электронные носители информации менее надежны, чем бумажные, считает Минтруд.

Переход на электронный документооборот вынудит компании идти на дополнительные расходы, усложнит разбирательство трудовых споров (во многих случаях сотрудник, ознакомившись с кадровым документом, должен расписаться), приведет к злоупотреблениям, считает министерство.

Трудовой кодекс уже содержит возможность использования электронного документооборота при удаленной работе, так что ссылки на недостаточную защищенность электронных документов несостоятельны, считает Шиповсков.

По его словам, Минтруд должен был рассмотреть все виды кадровых документов и предложить, какие из них можно перевести в электронный вид. Идея была в переносе главным образом массовых документов – приказов, распоряжений и т. д.

Нужно было определить, какие виды электронной подписи (простая, усиленная или усиленная квалифицированная) могут использоваться при подписании или ознакомлении с электронными кадровыми документами, добавляет Шиповсков.

При этом речь идет не о полной замене бумажной формы электронной, а о добровольном внедрении электронной формы как при составлении таких документов, так и при ознакомлении с ними, поэтому предприятиям не навязываются дополнительные затраты, замечает Шиповсков. Права работника также не будут нарушены, ведь никто не сможет заставить его использовать электронные средства идентификации, уверяет он.

Источник: https://ipoteke.net/mintrud-oprobuet-mehanizmy-elektronnogo-kadrovogo-dokumentooborota/

ПравБаза
Добавить комментарий