Как поменять график отпусков

Как внести изменения в график отпусков после его утверждения: по инициативе работника или работодателя, при переносе, приеме нового сотрудника

Как поменять график отпусков

Процедура составления отпускного графика – это процесс обязательный для выполнения абсолютно каждым работодателем. Он регламентируется положениям ст. 123 ТК РФ.

Формируется она весь следующий год в конце декабря и утверждается приказом.

Однако обстоятельства могут измениться. Возможна ли корректировка графика по инициативе работника или работодателя?

Как формируется?

Согласно материалам, прописанным в нем, график является основным документом, определяющим очередность отправления сотрудников в оплачиваемые отпуска каждый год.

Важно понимать, что описываемый документ является обязательным для выполнения не только работодателем, но и всеми сотрудникам организации.

Процесс составления рассматриваемого документа, в первую очередь, обусловлен потребностями компании в планировании ее деятельности во избежание возникновения сбоев работы при одновременном соблюдении отпусков каждого сотрудника.

В процессе составления документа учитываются следующие факторы:

  • особенности основной сферы деятельности организации;
  • обязанности сотрудников и степень интенсивности их участия в рабочем процессе;
  • присутствие фактора сезонности в деятельности организации;
  • другие специфические особенности, присущие сфере деятельности компании.

Можно ли вносить корректировки после утверждения?

Разработка отпускного графика выполняется в завершении рабочего года. Срок, на который составляется документ, равняется одному году.

Согласно положением трудового кодекса РФ, каждый работодатель должен утвердить описываемый документ до 17-го декабря каждого года включительно.

В частности до конца 2019 года нужно утвердить график на 2020 год. Созданный документ должен быть утвержден непосредственным руководителем компании с помощью приказа и подписан начальником отдела кадров.

Скачать образец приказа об изменениях графика.

В течение рабочего года можно внести изменения в утвержденный график, причем это может быть осуществлено как по инициативе работодателя, так и по заявлению работника организации.

Причины внесения изменений в график отпусков после его утверждения руководителем:

  • инициатива работника — перенос, семейные обстоятельства;
  • инициатива работодателя — производственная необходимость, прием нового сотрудника.

По инициативе работника

ТК РФ регламентирует случаи, при возникновении которых сотрудник может ходатайствовать о переносе даты ежегодного отпуска с помощью заявления.

Важно! Существует ряд обстоятельств, когда работодатель должен удовлетворить просьбу работника в заявлении о переносе отпуска на другой срок.

В график нужно вносить изменения по инициативе работника:

  1. Во время ежегодного отпуска работник выполнял государственные обязанности, при условии, что по закону он освобождается от основной работы на время их выполнения — в этом случае требуется перенос или продление отпускных дней по заявлению работника.
  2. Во время отдых наступил больничный;
  3. Сотруднику не были выданы в срок отпускные или же вовсе не было выплачено вознаграждение.
  4. Сотрудник не был уведомлен об отпуске за две недели до его начала.
  5. Сотрудник ходатайствовал о срочном отпуске в силу сложившихся обстоятельств, регламентированных ст.122 ТК РФ: беременность, необходимость ухода за ребенком, за недееспособным гражданином и т.д.

Работодатель не обязан менять график, если в заявлении работника указана причина — семейные обстоятельства, в этом случае руководитель принимает решение самостоятельно.

Положениями ТК РФ предусмотрен ряд ситуаций, при возникновении которых запланированный отпуск сотрудника организации может быть перенесен по инициативе работодателя.

Именно в таких случаях происходит корректировка утвержденного графика.

Работодатель вправе внести изменения в график в следующих случаях:

  • срочное задание, навыками для выполнения которого обладает только лишь один человек;
  • реструктуризация организации – слияние, объединение, разделение и т.д.;
  • модернизация методов работы;
  • внеплановые проверки деятельности компании различными органами, осуществляющими контроль;
  • срочные командировки;
  • заболевание руководителя, обязанности которого на временной основе может исполнять лишь ограниченный круг лиц;
  • в случае выходу супруги сотрудника в декрет;
  • невыплаченные в срок отпускные вознаграждения;
  • не было отправлено уведомление сотруднику об отпуске в установленный локальными нормативными актами срок и т.д.

Таким образом, утвержденный график отпусков может быть изменен в любой момент в течение рабочего года.

Абсолютно все сотрудники должны быть уведомлены в срок о произошедшей корректировке и согласится с новым расписанием.

Как правильно корректировать?

Чтобы внести изменения в график отпусков, нужно пойти двумя способами:

  1. Дополнить утвержденный документ — изменения вносятся на основании корректирующего приказа.
  2. Составить отдельный бланк по той же форме и пометить, что это дополнение.

Первый способ удобно использовать при незначительных исправлений, например, когда достаточно изменить данные об отпуске несколькоих сотрудников. Второй способ применяется, например, при приеме нового сотрудника на работу

Для документального оформления нового скорректированного графика отпусков используется универсальная форма для составления оригинала «Т-7» с пометкой «Дополнение».

Чтобы внести изменения в существующий график после его утверждения, нужно выполнить следующие шаги:

  1. В гр.8 существующей формы Т-7 внести реквизиты документа, на основании которого вносятся корректировки, например, приказ, заявление, служебная записка;
  2. В гр.9 указать дату, на которую переносится начало ежегодного оплачиваемого отпуска;
  3. В гр.10 даются краткие пояснения, в связи с чем вносятся изменения.

Ниже приведены примеры того, как можно изменить форму Т-7 в разных случаях.

Перенос в связи с больничным

Работник приносит заявление о переносе по причине нетрудоспособности и прикрепляет больничный лист. Работодатель составляет приказ, на основании которого вносятся изменения следующим образом:

Подробнее о переносе отпуска в связи с больничным.

Досрочный отзыв

Если работодатель по своей инициативе отзывает сотрудника досрочно из отпуска на основании приказа, то в график вносятся следующие корректировки:

Производственная необходимость

Если перенос отдыха производится по инициативе работодателя до начала отпуска в связи с производственной необходимостью, например, запуск нового оборудования, планируемые проверки контролирующих органов, отсутствие других сотрудников или иное, то важно для начала получить согласие работника.

Важно! Трудящийся должен выразить согласие на изменение отпускного периода в письменном виде в форме заявления или согласия.

Далее изменение в график вносятся следующим образом:

При приеме нового сотрудника

Если в течение года, на который утвержден график отпусков, приняты новые сотрудники на работу, то по закону вносить данные об его отпуске никуда не нужно. Время отдыха предоставляется вновь принятому работнику на основании его заявления.

При этом закон и не запрещает вносить данные о новых сотрудниках в график. Для этого нужно создать дополнение к существующей форме Т-7 по тому же бланку, указать текущую дату составления и пометить, что это дополняющий документ.

В таблице приводятся данные только по тому сотруднику, который принят на работу. Все графы заполняются стандартно, только в последней нужно сделать пометку о приеме на работу данного человека.

Источник: https://azbukaprav.com/trudovoe-pravo/otpusk/ezhegodnyj/dokumenti/izmeneniya-grafika-t7.html

Как выполнить внесение изменений в график отпусков?

Как поменять график отпусков

График отпусков

Может ли работодатель менять график отпусков

Изменение графика отпусков по инициативе работника

Образец дополнения к графику отпусков. Дополнительный график отпусков на новых сотрудников

Смена даты отпуска. Вынесение приказа об изменении даты отпуска и замена графика

Образец приказа об изменении графика отпусков

График отпусков 

Трудовой кодекс РФ вводит обязанность составлять график ухода сотрудников в отпуск и возлагает ее на работодателя. Ст. 123 ТК РФ разъясняет, что такой график — составляемый ежегодно документ, утверждаемый распоряжением руководителя.

График предоставления отпусков обладает рядом особенностей:

  1. Составляется и утверждается документ не позднее последних 2 недель перед новым годом.
  2. Учет мнения профкома (при наличии такового) при его оформлении — обязательная процедура.
  3. Однажды утвердив годовой график, администрация предприятия обязана придерживаться его весь год, так же как и работники.
  4. В ходе формирования графика нужно учесть, что некоторые категории сотрудников обладают преимуществами при выборе времени отпуска. О том, как предоставляется отпуск и каков порядок этого, можно узнать из статьи Порядок предоставления отпуска по Трудовому Кодексу. 

График можно составить в свободной форме, однако зачастую применяется бланк Т-7, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, поскольку в нем уже предусмотрены все требуемые трудовым правом моменты.

График отпусков в обязательном порядке утверждается руководителем компании. Сделать это можно 2 способами:

  1. Издать отдельный приказ об утверждении документа, а также об иных сопутствующих действиях по его исполнению за подписью руководителя.
  2. Предусмотреть гриф утверждения в самом графике (как в уже упоминавшейся форме Т-7). В этом случае приказ об утверждении графика отпусков не понадобится. 

Может ли работодатель менять график отпусков 

Нередко возникает ситуация, когда необходимо изменение графика отпусков, так как документ принимается заблаговременно на длительный период и нет возможности учесть особые обстоятельства, служебную необходимость, болезнь работника и т. п.

Действующее законодательство не содержит никаких норм, указывающих на то, каким образом и как должны оформляться изменения и дополнения к графику отпусков. Однако сотрудники кадровых служб придерживаются мнения, что оформление дополнений и изменений необходимо по ряду причин:

  1. Неактуальность информации, указанной в графике отпусков, может повлечь за собой наложение штрафных санкций со стороны трудовой инспекции, а именно: факт его предоставления вне утвержденных и согласованных дат (ст. 5.27 КоАП РФ).
  2. Внеплановое отсутствие работников на своем рабочем месте может оказать существенное влияние на производственный процесс компании.
  3. Несогласованный отпуск может помешать работе бухгалтерии, у которой на этот случай формируются резервы оплат соответствующих расходов. 

Модифицировать график отпусков можно несколькими способами:

  1. Оформлением дополнения к существующему документу. Указанный способ наиболее удобен при принятии на работу нового сотрудника.
  2. Внесением изменений в уже существующий график. Этот способ удобен при переносе запланированной даты отдыха сотрудника. 

В любом случае необходимо учитывать, что для изменения времени отпуска конкретного работника нужно его согласие (см. ст. 124, 125 ТК РФ), а иногда распорядительный акт руководства, посвященный не изменению графика, а его причине (например, приказ об отзыве из отпуска). 

Изменение графика отпусков по инициативе работника

График отпусков может быть изменен не только по инициативе работодателя (при наличии согласия на это от сотрудника — ч.1 ст. 123 ТК РФ), но и по обращению самого работника.

Выделим следующие особенности процедуры, непосредственно предваряющие  изменение графика отпусков по инициативе работника:

  1. Сотрудник должен уведомить работодателя о своем желании перенести утвержденный графиком отпуск на другую дату или изменить его продолжительность. Для этих целей подается заявление по утвержденной в организации форме (прошу перенести запланированный (дата) отпуск, прошу внести изменения в график отпусков — образец заявления обычно содержит эти или подобные фразы).

    Важно!  В отличие от убытия в отпуск по графику, в случае переноса отпуска подавать заявление необходимо (см. ст. «Отпуск по графику — нужно ли в этом случае заявление?»).

  2. Сотрудник должен уведомить работодателя заблаговременно. Срок обращения работника за переносом отпуска не регламентирован ТК РФ. Но работодатель должен иметь возможность в соответствии с законом выполнить все необходимые процедуры. Например, выплатить отпускные не менее чем за 3 дня до начала отпуска (ст. 136 ТК РФ).
  3. На перенос отпуска по просьбе работника, в общем случае, требуется согласие работодателя.

К ним относятся работники в возрасте до 18 лет, совместители, супруги военнослужащих — полный список читатель сможет найти в нашей статье «Обязательно ли составлять график на отпуск?».

Предоставляя работнику отпуск не по плану, работодатель сам  определяет, каким образом будут зафиксированы такие изменения графика отпусков: посредством утверждения нового графика, дополнений к нему или путем внесения соответствующих сведений в уже существующую форму (см. далее).

Образец дополнения к графику отпусков. Дополнительный график отпусков на новых сотрудников 

Если в течение рабочего года трудоустраиваются иные лица, обязанности по внесению изменений в график отпусков нет. По согласованию с руководителем предприятия возможно предоставление отпуска в любое время по письменному заявлению работника.

Но при принятии решения о документальной фиксации отпусков таких работников разумным будет составление нового графика (дополнения к уже существующему). При этом порядок его введения в действие будет аналогичным:

  1. При заполнении унифицированной формы Т-7 нет необходимости в оформлении приказа об утверждении нового графика. Но при этом в графе «Примечания» следует указать дату поступления сотрудника на работу.
  2. При оформлении графика отпусков в свободной форме необходимо издание распоряжения руководителя об утверждении указанного документа и согласование графика с профсоюзом. 

Порядок оформления дополнения к графику предоставления отпусков будет аналогичен порядку оформления основного документа.

Образец дополнения к графику отпусков можно скачать здесь: Образец дополнения к графику отпусков. 

Смена даты отпуска. Вынесение приказа об изменении даты отпуска и замена графика 

Если же у сотрудника меняется дата предполагаемого начала отпуска, внести соответствующие изменения можно в уже существующий график формы Т-7 следующим образом:

  1. Графа 6, содержащая сведения о запланированной дате начала отпуска, остается в неизменном виде.
  2. Графы 8, 9, 10 заполняются соответствующим образом, а именно:
  • графа 8 информирует о документах, послуживших основанием для переноса отпуска;
  • графа 9 указывает на дату предполагаемого отпуска;
  • графа 10 указывает на возможные причины, послужившие основанием для переноса отпуска работника. 

При этом перенос даты начала должен оформляться соответствующим распоряжением руководителя с указанием причин, послуживших основанием.

С приказом должны быть ознакомлены под подпись все лица, в нем указанные. Кроме того, оформляется согласие работника на перенос отпуска в виде отдельного документа (например, заявление о переносе отпуска с приложением больничного листа) либо надписи на приказе за подписью работника.

Если график отпусков составлялся в свободной форме, порядок внесения изменений в него аналогичен предыдущему. 

Образец приказа об изменении графика отпусков 

Составление приказа о внесении изменений не регламентируется никакими нормами действующего трудового законодательства. Соответственно, допустимо его оформление в свободной форме с учетом применяемых в организации правил делопроизводства.

Однако этот документ должен содержать определенные реквизиты:

  1. Название предприятия.
  2. Название оформляемого документа.
  3. Дату и место его составления.
  4. Порядковый номер распоряжения.
  5. Вступительную часть, содержащую причины издания соответствующего распоряжения.
  6. Основную часть, содержащую всю суть волеизъявления руководителя (например, для отзыва из отпуска — собственно решение отозвать из отпуска с указанием даты выхода на работу, а также дат нового, перенесенного отпуска).
  7. Подпись руководителя.
  8. Подписи лиц, перечисленных в приказе, об ознакомлении с ним. 

Скачать образец приказа можно, пройдя по ссылке: Образец приказа о внесении изменений в график отпусков. 

*** 

Действующее законодательство не содержит норм, прямо указывающих на порядок внесения изменений в график предоставления отпусков на предприятии. Внесение изменений в график отпусков аналогично самому графику должно утверждаться руководителем предприятия.

Если график составлен по унифицированной форме, содержащей утвердительную надпись, необходимости в составлении отдельного распоряжения нет.

Если же график оформлялся в свободной форме и утверждался приказом руководства, все изменения в него также вносятся и утверждаются аналогичным способом. 

Источник: https://rusjurist.ru/kadry/otpusk/kak_vypolnit_vnesenie_izmenenij_v_grafik_otpuskov/

Можно ли вносить изменения в график отпусков после его утверждения и как правильно это сделать – примеры

Как поменять график отпусков

Утверждает график руководитель в декабре года, предшествующего году, на который планируются отпускные даты. После ввода документа в действие он становится обязательным для исполнения и работником, и работодателем.

Если нужно изменить даты предоставления отпусков или перенести отдых на другой срок, то оформляется приказ, на основании которого вносятся корректировки.

Можно ли изменять после утверждения?

Изменение графика отпусков после его утверждения на основании приказа допускается при наличии на то оснований.

Как правило, причиной внесения изменений становятся следующие причины:

  • основания из ст.124 ТК РФ – уход на больничный или исполнение государственных обязанностей в отпуске;
  • несоблюдение работодателем правил предоставления ежегодных отпусков – не выдана в положенный срок отпускные или сотрудник не предупрежден заранее за 2 недели о предстоящем отдыхе;
  • семейные обстоятельства работника;
  • производственная необходимость;
  • прием нового сотрудника или увольнение действующего.

Изменяет график ответственный работник на основании приказа, который составляется руководителем при наличии оснований.

Существует два способа внесения изменений:

  1. Изменить существующий утвержденный график, внеся изменения в графы 8-10.
  2. Оформить дополнение к утвержденной форме – удобно использовать, например, при принятии на работу новых сотрудников.

Дополнительный график составляется по той же форме, что и основной, но делается пометка, что это дополнение к другому документу (указываются его реквизиты).

Если меняется утвержденный график, то заполняются графы 8 и 9, предназначенные для отражения данных о перенесении отпуска:

  • гр.8 – документ, на основании которого меняются даты отпуска (приказ);
  • гр.9 – новая дата начала отпуска.
  • В гр.10 вносится примечание – поясняется суть и причина изменений.

Как внести корректировки по желанию работника?

Часто с инициативой изменить даты отпуска выступает сам сотрудник. Отпуска планируются заранее, вероятна ситуация, что у работника появятся непредвиденные обстоятельства, которые потребуют изменения отпускных дат.

Кроме того, ТК РФ предусматривает случаи, когда работодатель обязан перенести отдых на другой срок по заявлению трудящегося.

Можно выделить несколько причин для изменения отпускных дат в графике Т-7:

  1. Работодатель не уведомил сотрудника за 2 недели о дате начала отдых – это нарушение ТК РФ позволяет работнику требовать переноса отпуска на любой удобный для него срок. Нужно понимать, что ознакомление с графиком под роспись уже является фактом ознакомления.
  2. Работодатель не выплатил отпускные за 3 до начала отпуска – по ст.124 ТК РФ это нарушение также может выступать основанием для переноса отпуска по желанию работника.
  3. Сотрудник в период нахождения в ежегодном отпуске заболел и оформил на себя больничный – дни, совпавшие с болезнью, можно перенести на другое время по согласованию с руководством (можно на это время также продлить текущий отпускной период).
  4. Сотрудника вызывали на работу в период отпуска для исполнения обязанностей.
  5. У трудящегося возникли обстоятельства, требующие предоставления отдыха в другое время – семейные обстоятельства. Вопрос переноса решается по согласованию двух сторон.

Во всех случаях, когда инициатива исходит от работника, им пишется заявление.

Если в заявлении указана одна из первых четырех причин, то работодатель должен удовлетворить просьбу заявителя о переносе.

Оформить приказ и внести изменения в график.

Если работник просит изменить даты по семейным обстоятельствам, то руководитель может решить вопрос на свое усмотрение – вправе отказать.

Если заявление получено и одобрено руководством, выбраны даты, на которые переносится отпуск, то оформляется приказ, в котором руководитель отдает распоряжение внести изменения в график отпусков.

Кадровый работник корректирует даты и заполняется графы с 8 по 10.

 Пример при переносе в связи с больничным, досрочным отзывом

Если причиной изменений выступает перенос отпуска в связи с временной нетрудоспособностью во время отдыха, то следует получить от работника заявление о том, что он хочет именно перенести даты, а не продлить их.

Далее согласовываются сторонами даты и оформляется приказ. Распоряжение служит для кадровика основанием для изменения графика.

Пример изменения графика при переносе в связи с больничным:

Если работник досрочно вызван на работу до окончания отпускного периода (это возможно только с согласия отпускника), то неотгулянная часть предоставляется в выбранное сотрудником время.

При этом оформляется заявление о согласии на отзыв, где указываются сроки переноса.

Работодатель также оформляет приказ, а кадровый специалист корректирует график.

Пример изменения в связи с досрочным отзывом на работу:

Работодатель не может в одностороннем порядке перенести отпуск сотрудника, если его даты закреплены в графике.

Нет ни одной причины в ТК РФ, которые позволяют внести изменения без согласования с самим работником.

Если руководству по какой-либо причину нужно перенести отдых одного или нескольких сотрудников, то каждому нужно составить письменное уведомление, в котором предлагает изменить отпускные даты и указывается причина этому.

Получив уведомление, работник может отказаться и уйти отдыхать точно в запланированные сроки. Никто его за это не накажет и не уволит.

Только личное согласие работника, оформленное в письменном виде, может послужить основанием для составления приказа о переносе отпуска и изменении графика по инициативе работодателя.

Руководству нужно согласовать с трудящимся вопрос изменений, выбрать новые даты, которые будут удобны обеим сторонам, после этого можно менять сам график.

Образец внесения изменения в связи с производственной необходимостью:

Нужно ли менять при приеме нового сотрудника?

Еще одной причиной для корректировки отпускного расписания может выступать прием новый работников в организацию.  Нужно ли вносить сведения о предоставлении отдыха для вновь принятых в текущем году — подробнее читайте здесь.

Право на отпуск у новых работников появляется через полгода работы, но работодатель может предоставить отпуск и раньше, в том числе авансом.

Если планируется отправить сотрудника отдыхать в том же году, в котором он принят на работу, то можно пойти двумя путями:

  1. Изменить текущий график, внеся в него сведения об отпуске вновь принятого сотрудника.
  2. Предоставить новому работнику отдых на основании его заявления, не меняя расписание.

Второй вариант удобнее, так как не требует изменять текущий график или оформлять к нему дополнения.

Если организация большая, и кадровые перестановки в ней не редкость, то составлять постоянно новое дополнение каждый раз при приеме нового человека – дело весьма трудоемкое.

Законодательство не обязывает работодателей вносить сведения об отдыхе вновь принятых работников в график после его утверждения.

Если руководитель все-таки хочет закрепить договоренности об отпуске на бумаге, то следует составить дополнительный документ по той же форме Т-7, указать в нем, что он дополняет основной график.

В дополнение вносятся сведения только для принятого на работу сотрудника, при этом в графе «Примечание» делается пометка о том, что это новый человек трудоустроен в организацию.

Образец оформления дополнения при приеме нового работника:

Что нужно знать о графике отпусков и в каких организациях он нужен — можно узнать из данного видео:

Выводы

Изменить утвержденный график Т-7 можно, но для этого работодателем составляется приказ. Инициатива может исходить от трудящегося или руководства.

Для корректировки предназначены две графы – 7 и 8, в первую вносятся реквизиты документа-основания, во вторую – новые даты предоставления отдыха.

Если на работу принимается новый человек, то сведения об его отпуске вносить в график не обязательно. Если работодатель все-таки это делает, то оформляется дополнительный документ к текущему утвержденному.

Источник: https://praktibuh.ru/bez-rubriki/izmeneniya-posle-utverzhdeniya.html

Изменение графика отпусков по инициативе работника

Как поменять график отпусков

График отпусков – это документ, который создаёт кадровая служба предприятия. В нём указывается, когда именно должны уходить отдыхать работники.

График создаётся заранее, и именно на него ориентируются те, кто желает уйти в этом году в отпуск. Однако бывают случаи, когда уже утверждённый документ необходимо корректировать. Как именно это делается?

  • Что это такое: понятие и правовые основы
  • Как правильно скорректировать?
  • Основания
  • Как делается дополнение?
  • Заключение

Что это такое: понятие и правовые основы

Право на ежегодный отпуск с сохранением средней оплаты имеет каждый человек, официально работающий по трудовому договору (ст. 114 ТК РФ).

Ст. 123 того же кодекса утверждает, что время для отдыха предоставляется каждый год, а порядок, в котором сотрудники уходят в отпуск, определяется особым документом – утверждённом на предприятии графиком. Он должен составляться и утверждаться приказом руководителя организации в сроки не позднее 2 недель до наступления нового календарного года.

Готовится он обычно по унифицированной форме, утверждённой постановлением Госкомстата РФ в 2004 году, однако с 2012 года законодательство разрешает работодателям самостоятельно разрабатывать такого рода бланки.

Необходимо учитывать, что, согласно абз. 2 ст. 123 ТК РФ, график – документ двусторонний. Он обязателен как для работника, так и для работодателя. Однако несмотря на это, возможны ситуации, когда уже утверждённый и введённый в действие график приходится корректировать, внося в него определённые изменения.

По заявлению

Самым распространённым случаем изменения являются ситуации, когда работник внезапно хочет по каким-то жизненным обстоятельствам уйти в отпуск в другое время.

Ст. 124 ТК РФ предусматривает, что бывают ситуации, когда работодатель в обязательном порядке должен перенести время отпуска по заявлению работника. К ним, в частности, относятся:

  1. болезнь с выдачей больничного;
  2. государственные обязанности, исполняемые во время отпуска, если закон требует освобождения на это время от работы и т. д.

Кроме того, есть отдельные категории работников, имеющие право сами выбирать время для отпуска, и работодатель обязан пойти им навстречу. К таким работникам относятся:

  • несовершеннолетние (ст. ст. 122, 267 ТК РФ);
  • беременные женщины (ст. ст. 122, 260 ТК РФ);
  • усыновившие ребёнка младше 3 месяцев (ст. 122 ТК РФ);
  • мужья, у которых жёны ушли в декрет (ст. 123 ТК РФ);
  • работники, отозванные ранее из отпуска по производственной необходимости (ст. 125 ТК РФ);
  • совместители, которым отпуск по совмещению всегда даётся одновременно с тем, который по основной работе (ст. 286 ТК РФ);
  • ветераны, граждане, пострадавшие от радиации на ЧАЭС или в Семипалатинске, ленинградцы-блокадники, Герои СССР, России или Труда, полные кавалеры орденов Славы или Трудовой Славы, почётные доноры и другие лица, имеющие соответствующие льготы в силу федерального законодательства.

Кроме того, закон не запрещает руководителю предприятия сделать поблажку для работника и согласиться на перенос отпуска даже если такого обязательства нет в ТК РФ.

Отзыв

Ст. 125 ТК РФ даёт работодателю право в случае производственной необходимости вызвать сотрудника из отпуска. Однако вызов требует двух условий:

  • согласие работника;
  • отсутствие прямого законодательного запрета.

Запрет, в частности, существует для несовершеннолетних, беременных женщин, а также сотрудников, занятых на работах с вредными условиями.

Если отзыв произошёл, работник вправе неиспользованную часть отпуска получить в любой момент в том же году, либо присоединить эти дни к следующему периоду отдыха.

Прием на работу новых сотрудников или увольнение старых

Как внести изменения при приеме новых сотрудников? График может быть изменён и в том случае, когда сменился кадровый состав работников. Если кто-то увольняется, отпуск использовать по графику он уже не может (но может, согласно ст. 127 ТК РФ, взять его с последующим увольнением), а у новых сотрудников через полгода возникает право на получение отпуска.

В этом случае меняются личные данные сотрудников – и потому они должны быть откорректированы в документах, в том числе и в графике отпусков.

Выбор времени

Как уже было сказано, некоторые сотрудники имеют право сами выбирать время, когда им уходить на отдых. В том случае, если это предусмотрено законодательством, работодатель обязан пойти им навстречу и предоставить отпуск в любое удобное для них время, пусть даже и вопреки графику.

Именно поэтому перед утверждением графика имеет смысл сначала узнать мнение таких сотрудников. Это не лишит их права на уход в отпуск в любой удобный момент, но позволит избежать лишних корректировок.

Дробление на части

В некоторых случаях работник имеет право использовать только часть своего отпуска, «отложив» остаток на другое время. Ст. 125 ТК РФ требует при этом двух условий:

  1. согласия работодателя;
  2. продолжительности хотя бы одной из получившихся частей не менее 14 календарных дней.

В том случае, если часть отпуска была перенесена на следующий год, работник может по своему желанию заменить её на денежную компенсацию (ст. 126 ТК РФ). Однако некоторые работники этого права лишены. Категории, для которых не допускается замена, совпадают с теми, которые не могут быть вызваны из отпуска.

Как правильно скорректировать?

Правила оформления и внесение изменений в документ по Т-7, зависят от причины, по которой происходит корректирование документа.

Нужен ли приказ?

Любые изменения вносятся только на основании приказа. Дело в том, что график обязателен для обеих сторон, с его содержанием работники знакомятся под роспись. Потому его корректировка возможна только по приказу работодателя – причём с обязательным указанием причины для такого изменения.

Как происходит перенос по просьбе работника?

Как быть, если сотрудник захотел перенести отпуск на другое время? Если сотрудник хочет перенести отпуск на другое время, изменения производятся так:

  1. Работник подаёт заявление руководителю организации.
  2. Руководитель ставит визу «Согласен» или «Не согласен». В том случае, если работник не относится к категории тех, кто может сам выбирать время для отпуска, несогласия достаточно, и никаких действий дальше не происходит.
  3. Если согласие получено, работодатель готовит приказ об изменении графика.
  4. этого документа доводится под роспись до работника.
  5. Отдел кадров вносит изменения. В форме Т-7 заполняется восьмая графа (основание для изменения – в данном случае приказ) и девятая (новое время отпуска). При необходимости в десятой графе указываются примечания.
  6. С изменениями знакомится работник. Согласно ч. 3 ст. 123 ТК РФ, это должно происходить не позднее, чем за две недели до нового времени отпуска.
  • Скачать бланк заявления на перенос отпуска
  • Скачать образец заявления работника о переносе отпуска и включение изменений в график отпусков
  • Скачать образец приказа о переносе отпуска

Вызов

Как вносить корректировки, если сотрудник уже в отпуске? Если из отпуска вызывается уже отдыхающий сотрудник, порядок действий будет иным:

  1. Представители работодателя связываются с работником и получают его предварительное согласие или несогласие на выход на работу.
  2. Работодатель готовит приказ об отзыве.
  3. Работник знакомится с приказом и ставит на нём отметку «Согласен».
  4. Вносятся изменения в график отпусков. Заполняются те же графы, что и при переносе отпуска по инициативе работника.
  5. Сотрудник знакомится с изменённым документом.
  6. Вносятся изменения. Порядок заполнения – тот же, что и в предыдущем случае.
  7. Измененный документ доводится до работников.

Скачать образец приказа при вызове сотрудника из отпуска

Найм персонала

Как внести корректировки для вновь принятых сотрудников? Если на работу приняты новые сотрудники, график тоже может быть изменён. Однако надо иметь в виду следующее:

  • Если работники не относятся к числу льготников, для изменения нужно, чтобы приём на работу произошёл не позднее 6 месяцев до конца календарного года, иначе у них не будет права на ежегодный отдых.
  • Если новые сотрудники приняты взамен уволившихся, график не дополняется, а переиздаётся.

Изменения вносятся в следующем порядке:

  1. Руководство кадровой службы подаёт служебную записку о необходимости внести коррективы в график отпусков.
  2. Руководитель предприятия издаёт приказ о дополнении графика.
  3. В дополнительном листе указываются новые сотрудники. В форме Т-7 заполняются все необходимые графы, причём в десятой как примечание указывается дата приёма на работу нового сотрудника.
  4. Дополнения доводятся до сведения работников.
  • Скачать бланк служебной записки
  • Скачать образец служебной записки о внесении изменений в график отпусков
  • Скачать образец приказа о дополнении графика отпусков при приеме нового сотрудника

Уход на отдых не по графику

Если работник по закону наделён правом самостоятельно выбирать себе время для отпуска, он может этой возможностью воспользоваться и уйти отдыхать в удобный для себя момент. Как внести изменения при переносе отпуска на другие даты? График меняется следующим образом:

  1. Сотрудник подаёт заявление на включение в график отпусков руководству организации.
  2. Руководитель издаёт приказ о внесении изменений в график.
  3. Кадровая служба проставляет соответствующие отметки в восьмой, девятой и, при необходимости, десятой графах формы Т-7.
  4. Изменённый график доводится до сотрудника под роспись.
  • Скачать образец заявления работника на перенос отпуска на законном основании
  • Скачать образец приказа на перенос отпуска на законном основании

Разделение времени отдыха по инициативе трудящихся

Если работник хочет использовать отдых частично, изменения будут вноситься так:

  1. Подаётся заявление руководителю, где будет указана желаемая продолжительность отдыха и время использования оставшейся части (либо желание заменить её на компенсацию, если это допустимо).
  2. Руководитель визирует заявление и издаёт приказ о внесении изменений в график.
  3. Кадровики ставят в восьмой графе формы Т-7 новый вариант продолжительности, а в графе девять – реквизиты приказа как основания для внесённых изменений.
  4. Сотрудник знакомится с измененным документом.

  • Скачать образец заявления работника на разделение отпуска по своей инициативе
  • Скачать образец приказа о разделении отпуска работника и внесении изменений в график отпусков

Ниже можете ознакомиться с образцом внесения изменений в график отпусков:

Основания

Чтобы изменить график, требуются следующие документы:

  1. Заявление от работника. Оно составляется на имя руководителя в произвольной форме.
  2. Приказ руководителя. Он тоже не имеет установленной формы, но должен содержать личные данные работника и информацию о том, какие именно изменения должны быть внесены.

Как делается дополнение?

Если недостаточно корректировки, а требуется именно дополнение, используется следующий алгоритм действий:

  1. Руководитель издаёт соответствующий приказ.
  2. Готовится новый лист документа (по форме Т-7 или по разработанному и утверждённом ранее на предприятии бланку).
  3. Руководитель своей визой или отдельным приказом утверждает дополнение.
  4. Лист дополнения доводится до сведения тех сотрудников, которых он затрагивает.
  5. Изменения вступают в силу.

Заключение

График ухода в отпуск – документ, изменение которого требует особого порядка. Поэтому коррективы должны вноситься лишь в особых случаях. Однако отказаться от изменений совсем и отправлять работников отдыхать лишь по приказу – тоже неправильно. Отсутствие графика или его несоответствие реальному порядку выхода в отпуск – это нарушение закона.

urexpert.online

Почему меняется график отпусков?

Каждый год руководство предприятия подписывает документы, устанавливающие очередность отпусков, при этом учитывая не только свои интересы, но и интересы работников (ст. 123 ТК РФ).

Источник: https://uridicheskoelico.guru/rabota-s-kadrami/izmenenie-grafika-otpuskov-po-initsiative-rabotnika.html

Как внести изменения в график отпусков?

Как поменять график отпусков

Формирование графиков отпусков для наемного штата сотрудников входит в обязанность каждой компании.

Согласно ст.123 ТК РФ соблюдение графика является обязательным как для работодателя, так и для самих рабочих.

По этой причине, у сотрудников отдела кадров возникает вопрос – можно ли вносить в него корректировки? Если да, то, как это сделать законно? Как вносить изменения?

В Трудовом Кодексе РФ упоминается только об обязанности соблюдать график отпусков. Что касается его корректировки, то запрета не предусмотрено.

На основании этого можно говорить о том, что допускается возможность по мере необходимости вносить в него изменения.

Изменение графика отпусков осуществляется при возникновении определенных оснований.

В случае если у наемного рабочего возникает необходимость в переносе своего отпуска на иную дату, в обязательном порядке ему предстоит предварительно согласовать этот вопрос с руководством компании.

Трудовой Кодекс РФ не запрещает переносить отпуск на иной период, если будет сформирован соответствующий приказ руководства.

Инициатива работодателя

Нередко основными причинами инициативы непосредственного работодателя о переносе отпуска сотрудника могут выступать:

  • возникновение срочной работы, с которой сможет в полной мере справиться исключительно определенный сотрудник;
  • скорая реорганизация предприятия;
  • возможный ввод в эксплуатацию нового современного оборудования либо же обновление программного обеспечения, с которым предстоит работать в будущем специалисту, уходящего в отпуск в этот период;
  • возможная болезнь руководителя цеха, подразделения, которого предстоит заменить сотруднику;
  • скорая внеплановая проверка различными контролирующими органами;
  • возникновение внезапных командировок.

В любом случае необходимо помнить об одном важном нюансе: перенос по инициативе работодателя можно исключительно с получения предварительного согласия наемного рабочего. Более того, это четко закреплено Трудовым Кодексом РФ.

Прием нового сотрудника

Если на протяжении календарного года в организацию приняты на работу новые сотрудники, изменять график отпусков нет необходимости.

Во многом это связано с тем, что работодатель имеет полное право предоставить положенные дни отпуска в любое время после непрерывной 6-месячной работы. Дополнительным условием для предоставления отпуска принято считать отсутствие ущерба для организации.

Если же руководство компании принимает решение зафиксировать этот процесс документально, тогда достаточно будет сформировать дополнительное приложение к утвержденному графику отпусков.

Причем в графе «Примечания» необходимо в обязательном порядке указывать период принятия на работу нового сотрудника.

Смена фамилии

Если наемный рабочий сменил фамилию, в обязательном порядке он обязан оповестить об этом сотрудников отдела кадров.

Более того, для корректировки его персональной документации, необходимо будет составить соответствующее заявление.

На основании предоставленного заявления будет корректировка и графика отпусков. Точнее, будет изменена его фамилия, не более.

Перенос отпуска по семейным обстоятельствам

Перенести отпуск по семейным обстоятельствам можно на основании предоставленного рабочим заявления и подписанного соответствующего приказа руководства компании.

На основании сформированного приказа будут скорректированы записи в графике отпусков.

Обязательно о новом графике должен быть оповещен сам заявитель.

В связи с больничным

Если речь идет о продлении отпуска на основании болезни рабочего, то никаких изменений в графике отпусков делать нет нужды.

Единственное, о чем необходимо помнить, так это то, что в графике отпусков нужно указать реквизиты больничного листка.

Если речь идет о переносе отпуска, тогда это возможно на основании больничного листка и соответствующего приказа руководства компании.

Разделение отдыха на части

Согласно статье 125 Трудового Кодекса РФ отпуск вправе быть разбит на части. Однако это возможно исключительно по согласованию руководства организации.

Причем самому «перекрою» подлежит та часть, продолжительность которой больше нескольких недель.

Основанием для разбивки на части является письменно составленное заявление наемного работника.

После подаче заявления в графике отпусков осуществляются изменения.

Изменение должности

При изменении должности корректировка графика отпусков возможна на основании приказа руководства компании по предварительному согласованию с наемным сотрудником.

Изменения осуществляются путем смены самой должности наемного рабочего.

Увольнение сотрудника

Если же рабочий принял решение отгулять положенный ему отпуск, а после сразу уволиться, то в графике отпусков необходимо отмечать данный факт.

Такая возможность предусматривается на основании предоставленного сотрудником заявления и утвержденного приказа.

Если же сотрудник не успел отгулять, ему положена денежная компенсация. В таком случае отпуска иных сотрудников могут быть видоизменены по их письменному согласию.

Изменение количества дней отдыха

Если наемный рабочий изъявил желание разбить отпуск на части, то это допускается на основании его письменного заявления и утвержденного приказа руководства компании.

Важно помнить: продолжительность одной из частей отпуска не может быть меньше 14 календарных дней.

Как внести изменения, если есть необходимость отозвать рабочего из отпуска?

В такой ситуации важно помнить: отзыв наемного рабочего может осуществляться исключительно с его согласия.

Причем не имеет значения, какова причина этого решения у руководства – проверка контролирующим органом либо заболевание иного сотрудника.

Важно помнить: руководство компании не имеет права отзывать из заслуженного отпуска беременных женщин и тех рабочих, чья трудовая деятельность связана со вредными условиями труда.

Внесение изменений в график отпусков, образец внесения записей в который представлен на рисунке, позволит избежать возможных ошибок:

Правила и порядок

Вне зависимости от того, по каким причинам осуществляется корректировка графика отпусков, они должны быть отображены документально.

Согласно утвержденному графику, форма которого Т-7, в обязательном порядке при изменениях он подлежит корректировке.

Для этого в обязательном порядке подлежат заполнению специальные графы – 7,8 и девятая.

Итак, в первую очередь необходимо будет составить руководству компании соответствующий приказ. После этого он подлежит согласованию с генеральным директором организации.

Важно помнить: приказ обязательно подлежит ознакомлению с тем сотрудником, который предоставил заявление на смену графика отпусков. После ознакомления он обязан поставить свою роспись в журнале оповещений.

На завершающей стадии корректировки отображаются:

  • в учетной карточке;
  • в соответствующем табеле дней;
  • в самом графике отпусков.

При изменении графика категорически запрещается допускать различные опечатки и помарки.

Когда и за сколько дней ?

После изменения графика отпусков наемный рабочий должен быть ознакомлен с новым не позднее, чем за 14 рабочих дней до начала его заслуженного отдыха.

Это четко регулируется частью 3 статьи 123 Трудового Кодекса РФ.

Как это делать поэтапно?

Существует несколько алгоритмов внесения изменений в график отпусков.

Первый предусматривает инициативу наемного рабочего:

  • Сотрудник составляет заявление, в котором описывает причину необходимости перенести отпуск на иную дату и подает его работодателю.
  • Работодатель на основании заявления формирует соответствующий внутренний Приказ об изменениях в графике отпусков.
  • Сотрудники отела кадров на основании Приказа видоизменяет утвержденный график.

Второй вариант предусматривает изменения по инициативе работодателя:

  • Работодатель согласовывает отпуск с наемным сотрудником.
  • Издает приказ.
  • Оповещает об изменениях сотрудника.
  • Изменяется график.

В любом случае основным документом принято считать приказ руководства, от которого будут отталкиваться сотрудники отдела кадров.

Требуется ли согласование с работником?

Согласно Трудовому Кодексу РФ, без согласования с наемным рабочим категорически запрещается изменять график отпусков, поскольку за этим стоит нарушение трудовых прав.

И, как следствие, работодателю грозит административная ответственность.

Документы

Рассмотрим необходимые документы, которые являются основанием для изменения в утвержденный график отпусков подробней.

Служебная записка (образец)

Как и в случае, с корректировкой периода заслуженного отдыха по производственным нуждам, в процессе переноса либо продления отпуска допускается возможность  формирования служебной записки.

Служебная записка может быть написана в том случае, если компания включает в себя несколько подразделений либо цехов.

Этот документ является обязательным и служит в качестве дополнительного источника сведений для непосредственного руководителя компании об изменениях в графике отпусков. Форма ее составления – свободная.

В качестве образца можно выделить следующее основное содержание документа:

По причине производственной необходимости, инженер Грибинюк М.В. просит о переносе ежегодного оплачиваемого отпуска слесаря КИПиА Коцаря В.А с мая на июнь 2019 года.

Пример документа:

Заявление работника (образец)

В процессе составления заявления о переносе отпуска необходимо указывать в нем:

  • наименование организации;
  • инициалы работодателя;
  • персональные сведения;
  • сведения, о полном либо частичном переносе оплачиваемого ежегодного отпуска;
  • дату составления;
  • подпись.

Образец заявления о переносе отпуска можно скачать тут.

Приказ

Соответствующий приказ о корректировке графика отпусков формируется от первого лица в свободной форме.

Однако он обязательно должен включать в себя:

  • наименование организации;
  • сведения о наемном сотруднике и его занимаемая должность;
  • на каких основаниях подлежит изменению график отпусков.

Образец приказа:

Пример

Слесарь ПАО «Пролетарий» Грибинюк М. В. получил отпуск согласно утвержденному графику – с 12.08 на все дни (28 календарных дней). Однако 27 августа он неожиданно заболел, что продолжалось ровно 7 календарных дней – до 2 сентября, причем включительно.

Грибинюк решил воспользоваться своим законным правом и продлить отпуск, для чего он и позвонил на предприятие для оповещения о своем желании. Им было сказано, что на работу он сможет выйти 16-ого числа.

В этот же день им было предоставлено больничный лист от 27 августа. На основании этого документа, в графике отпусков, точнее в 10 графе была сделана соответствующая пометка, что отпуск продолжается до 15-ого числа, с указанием номера больничного листка.

Это стало возможным на основании приказа руководства компании о продлении отпуска и занесения информации в графике отпусков.

Типичные ошибки

Типичные ошибки заключаются в следующем:

  • при каких-либо изменениях в графике это предварительно не согласовывалось с руководством компании;
  • отпуска не могут предоставлять исключительно по составленному заявлению наемного рабочего — всегда дополнительно необходимо формировать соответствующий приказ;
  • полное либо частичное игнорирование утвержденного графика отпусков, под этим подразумевается самовольное изменение очередности без согласования;
  • указание некорректных сведений;
  • наличие ошибок в процессе разделения графика отпусков на части —  важно помнить, что одна из частей не может быть меньше 2 недель;
  • не допускается накапливание ежегодных оплачиваемых отпусков;
  • недостоверно начисленные денежные вознаграждения относительно предоставленного отпуска.

Всегда необходимо помнить, что пренебрежение графиком отпусков, в том числе и неправильные внесения корректировок в него, преследуется законодательством РФ.

Выявленные нарушения грозят административной ответственностью в виде начисления штрафов.

Внимание!

  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Источник: http://buhdzen.ru/kadry/otpusk/vnesenie-izmenenij-v-grafik-otpuskov/

ПравБаза
Добавить комментарий