Как контролировать дистанционного сотрудника

Как успешно управлять удаленными сотрудниками: пошаговое руководство

Как контролировать дистанционного сотрудника

Чем больше сотрудников работает из домашних офисов, тем больше у руководителей поводов волноваться, как этими сотрудниками управлять. Для многих владельцев бизнеса идея отказаться от физического присутствия сотрудников на работе может быть сложной.

Мы уже не раз писали, как перейти на удаленку обычному работнику, в этой статье поднимем тему другой стороны — работотаделя. С новой парадигмой рабочего места возникает необходимость смещать стили управления, создавать новые инструменты для контроля сотрудников, которые работают из дома.

Однако, при наличии подходящих навыков и грамотно выстроенных рабочих процессов выигрывают обе стороны: удаленные работники могут выбирать удобный график, а работодатели – сокращать издержки и находить профессионалов, не привязываясь к географии поиска.

Вместе с тем, обе стороны должны иметь хорошие коммуникативные и личные навыки и качества и иметь желание их развивать — удаленная работа предполагает больше личной ответственности, нежели офисная.

Преимущества политики удаленного найма в полной мере оценила технологическая отрасль.

Компании-разработчики ПО входят в первую десятку работодателей, предоставляющих работу по гибкому графику и удаленные рабочие места.

На взгляд работодателей из ИТ сектора, такая политика развязала им руки – дала возможность конкурировать за ценные кадры, не ограничиваясь рамками одного региона.

Для высококвалифицированных технических специалистов это означает расширение списка потенциальных работодателей без необходимости переезда.

 Сотрудники компьютерных и математических областей работают удаленно гораздо чаще, чем их сверстники, выбравшие другие профессии.

Какие типы профессий можно перевести на удаленный режим

Вот некоторые виды работ, которые вы можете поручить удаленным работникам:

  • Бухгалтерия
  • Обслуживание клиентов
  • Маркетинг и реклама
  • Разработка и сопровождение веб-сайта
  • Графическое редактирование
  • Ввод данных
  • Написание контента
  • Дизайн продукта
  • Управление поставками
  • Расчет заработной платы
  • Разработка программного обеспечения

Универсального рецепта нет – длина списка зависит от вас. Чтобы определить, какие рабочие места будут удаленными, составьте список всех работ, необходимых для вашего бизнеса. Опишите требования для каждой из них и задайте себе вопрос, почему эту работу можно выполнить дистанционно.

Совет!Начните с малого

Чтобы компании было легче понять, что она подразумевает под «удаленной работой», для начала можно рекомендовать гибридный подход – когда сотрудники приходят в офис в одно время и работают из дома – в другое.

Если вы планируете открыть свою компанию, состоящую из одних фрилансеров, не торопитесь нанимать людей, которые живут далеко. Пусть ваши первые сотрудники будут из одного с вами города – это снизит риски для бизнеса. Хорошо, если вы уже знали их раньше.

  Юрист-консультант на дому – будущее юридической консультации

Со временем вы можете попробовать нанять удаленного сотрудника издалека. Когда сотрудники физически не могут оказаться вместе – живут в разных городах или даже странах – возможен режим только домашнего офиса.

Полезные советы при поиске удаленного сотрудника

Включите эти пункты в текст вакансии

  • Объяснение, почему роль является удаленной. Если требуется техническая поддержка в конкретном часовом поясе, укажите это, чтобы потенциальные кандидаты понимали, почему возможен только удаленный график.
  • Наличие командировок. Если работа потребует поездок в головной офис, напишите об этом. Некоторые потенциальные сотрудники на удаленные позиции не готовы путешествовать.
  • Опыт работы в качестве удаленного работника. Следует указать, что нужен человек, который уже знает, что такое дистанционное сотрудничество.
  • Требования к домашнему офису. Не каждый, кто работает из дома, имеет подходящую в вашем понимании обстановку для работы. Лучше уточнить заранее, что ваш будущий сотрудник имеет неограниченный высокоскоростной доступ в Интернет, у него есть подходящее рабочее пространство. Убедитесь, что кандидаты не рассматривают ближайшее кафе или пляж в качестве домашнего офиса.
  • Личные качества. В требованиях к вакансии опишите конкретные навыки, которыми должен обладать успешный кандидат – умение самостоятельно организовывать свой день, работать с минимумом инструкций, четко формулировать, выставлять приоритеты, не теряться в потоке многозадачности, быть на связи.

Ищите подходящих людей

Базовые требования к удаленному сотруднику:

  • Релевантный опыт
  • Мотивация, заинтересованность в удаленной работе

Реальность такова, что не каждый может работать самостоятельно, без присмотра. При отсутствии прямого контроля многие будут упрощать себе задачи. Часто сотрудники нуждаются в социальной среде и, работая из дома, чувствуют себя изолированными от команды.

Большая часть успеха дистанционного управления – это умение найти подходящих людей. Как правило, работать удаленно комфортно тем, кто это делал раньше. Или у которых все хорошо с дисциплиной и мотивацией.

На заметку! Учитывайте разницу между сотрудником, которому иногда разрешают работать из дома и полностью удаленным работником. Это – разный опыт.

В чем сложность управления удаленными сотрудниками?

Когда подчиненные находятся в разных местах, проконтролировать их действия становится сложнее. Вызовы, с которыми сталкивается менеджер удаленной команды:

  1. Не видит, как удаленные работники распределяют свое время
  2. Традиционные методы контроля качества продукта не работают
  3. Общение с удаленными работниками, особенно при наличии культурных различий между менеджером и подчиненным сотрудником
  4. Трудно осуществлять наставничество и поддержку профессионального развития удаленных работников
  5. Создание сплоченной команды, когда удаленные работники разбросаны по разным городам и/или находятся в разных часовых поясах.

  Как побороть страх перед собеседованием

В чем сложности для подчиненного?

Удаленные работники тоже встречают трудности на своем пути:

Им труднее интегрироваться в корпоративную культуру. Удаленные работники могут иметь контакт с их непосредственной командой, но не имеют возможности составить полное представление об организации.

  1. Профессиональное продвижение в организации

Удаленные сотрудники как будто выносятся за скобки корпоративной жизни. Такой работник не имеет личных отношений с коллегами, начальством и находится в невыгодном положении, когда речь идет о продвижении внутри компании.

Работающим на дому трудно установить четкие границы между работой и личной жизнью. В некотором смысле они работают всегда. Не зависят от офисных «поглотителей времени» и могут работать дольше своих коллег.

Например, когда офис уже закрыт.

Важно! Хотя дополнительная производительность удаленного персонала выгодна организации, в долгосрочной перспективе она может привести к выгоранию и оттоку сотрудников.

Как управлять удаленной командой

Многие менеджеры не видят разницы между офисными и удаленными работниками и поэтому относятся к ним одинаково. Это – управленческая ошибка. С удаленными сотрудниками нужно быть на связи постоянно – здесь гораздо больше устных и письменных коммуникаций в режиме сверки ожиданий, как должна выполняться работа.

Использовать подход «сосредоточиться на результатах, а не на процессе» – заманчиво, но не получится. Удаленный работник нуждается в уточнениях от разных специалистов и руководителя.

Будьте на связи

Удаленным менеджерам приходится менять свой стиль управления – меньше полагаться на визуальные эффекты и делать упор на проактивную коммуникацию, регулярность проверок, настройку и корректировку целей.

Регулярные виртуальные встречи с удаленными работниками гарантируют, что обе стороны одинаково понимают задание, у работника есть доступ ко всем необходимым ресурсам.

Такое общение помогает установить доверие со стороны сотрудников.

Долой микроменеджмент

Будьте осторожны – не попадитесь в ловушку микроменеджмента. Возникает соблазн контролировать каждый шаг, потому что вы не можете наблюдать, как они работают. Однако, идея, что вы должны физически находиться напротив кого-то, чтобы судить о его работе, – в корне неверна.

Вы должны судить о работе по результату, который виден с любого места. Учитесь доверять и позволяйте людям выполнять их обязанности. Важно! Помните, если ваши подчиненные могут давать результат только в том случае, когда вы их контролируете или учите, тогда вам нужно расти как менеджеру.

«Обрастайте» контактами

Сотрудники, которые работают из дома, могут иногда чувствовать себя изолированными. Если у людей нет навыков управления временем и личной дисциплины, они могут стать прокрастинаторами – откладывают дела на потом, постоянно сдвигают сроки, что приводит к стрессу и тревоге.

Существуют способы создавать для своих сотрудников виртуальную среду общения друг с другом. Например, раз в месяц несколько сотрудников, выбранных случайным методом, создают видеоконференцию и обсуждают разные темы. Единственное правило – нельзя обсуждать работу.

  Наемный блоггер – ни капли романтики

Это делается с целью, чтобы люди могли узнать друг друга, установить эмоциональный контакт с коллегами, не чувствовать себя в изоляции.

На заметку! Каждое утро в понедельник специальная программа спрашивает сотрудников, что они делали в эти выходные, и призывает их обмениваться фотографиями и обновлениями с коллегами. Раз в месяц она спрашивает о том, какие книги читают сотрудники, и предлагает обменяться списками литературы.  

Правила дистанционного сотрудничества

Чтобы воспользоваться всеми преимуществами удаленного найма, компании учатся применять новые формы организационной поддержки. Хорошо, если ваши сотрудники знают с самого начала, к кому обратиться по любому вопросу, прежде чем отвлечь вас от дел.

Связь

  1. Как и когда отвечать на электронные письма?
  2. Являются ли обязательными еженедельные телефонные звонки?
  3. Критичное время отклика для членов глобальной команды?

Гибкость рабочего графика

  1. Существуют ли единые рабочие часы или можно создавать собственные графики работы?
  2. Если удаленные работники живут в разных часовых поясах, нужно ли быть на связи вне основного времени?

Возмещение расходов, связанных с бизнесом — Кто оплачивает расходы на мобильную связь? Предоставляется ли ноутбук для работы? Как насчет канцелярских принадлежностей?

Поездки — Должны ли удаленные сотрудники посещать корпоративный офис? Как часто?

Оценка эффективности — Большинству сотрудников важно, как оценивают и компенсируют их труд. Продумайте, как и когда будете давать обратную связь, связанную с оценкой эффективности и компенсацией.

Отчетность — Ежедневный краткий отчет – работа, выполненная за день, план на завтра и список всех проблем, с которыми сталкивается новый сотрудник, – удобный формат для начала удаленного сотрудничества.

Ожидания о сроках — Обязательно уведомите нового сотрудника о соблюдении сроков и об ответственности оперативно оповестить менеджера о непредвиденных проблемах.

Корпоративные правила — Сообщайте новому сотруднику, какое поведение поощряется в компании. Например, принято быть открытым с другими сотрудниками, делиться своими знаниями и работать по запросу.

Инструменты-помощники для организации удаленного сотрудничества

Технологии являются мощным драйвером рынка удаленного найма. В совместной работе их помощь сложно переоценить.

  • Система управления удаленными командами (Trello)

Контролирует производительность сотрудников и помогает решать проблемы до того, как они повлияли на результаты.

  • Инструменты совместной работы в режиме реального времени/мессенджеры (Skype, Slack)

Для быстрой коммуникации внутри удаленной команды.

  • Инструменты для совместного использования файлов (Google Диск, Dropbox)

Позволяет членам виртуальной команды совместно работать над документом. Даже если ваши сотрудники разбросаны по всему миру, создать удаленную команду мечты не так сложно, — были бы желание и грамотный руководитель.

Источник: https://philpher.com/udalennaya-rabota/kak-uspeshno-upravlyat-udalennymi-sotrudnikami-poshagovoe-rukovodstvo/

Как контролировать сотрудников, которые работают удаленно

Как контролировать дистанционного сотрудника

В интернете есть масса материалов, поющих дифирамбы удаленной работе. Но как бы удобно ни было делать бизнес с командой удаленных специалистов, существует риск провала проекта только потому, что сотрудники не выполнили вовремя поставленные задачи и здесь возникает резонный вопрос: «Как контролировать сотрудников, которые работают удаленно?» Попробуем разобраться в нашей статье.

Как наладить удалённую работу сотрудников

Если Вас интересует предпринимательство, попробуйте свои силы в 10-дневной бизнес-игре «Твой Старт», в которой Вы начнете зарабатывать на своем деле, используя свои таланты и сильные стороны!

Наладить удаленную работу сотрудников в компании не просто. Для этого вам нужно найти таких сотрудников, которые умеют выполнять задачи в срок и нести ответственность за их выполнение. А для этого нужно уметь работать из дома без строгого взора начальства, а также уметь планировать свой день.

К сожалению, большинство взрослых людей не обладают такими навыками и делают свою работу, что называется, из-под палки. Конечно, многое зависит от внутренней и внешней мотивации сотрудника. Тем не менее, следует учитывать определенные моменты, работая с удаленными сотрудниками.

1. Подготовьте инструменты и материалы для работы. Прежде чем отпускать сотрудников в свободное плавание, подготовьте фундамент для работы. Вам нужно создать общую рабочую среду, возможно это будет CRM-система или другая платформа, общий чат для разных отделов и доступы удаленных сотрудников к необходимым документам компании.

Возможно, вам понадобятся какие-то инструкции, которые могут подготовить действующие сотрудники. На основе этих инструкций можно создать базу знаний для действующих и будущих сотрудников. Материалы помогут в самостоятельном поиске решений определенных задач.

2. Определитесь с графиком работы. Определите, в какие часы будут работать ваши удаленные сотрудники. Если удаленный сотрудник должен быть на связи с вами в ваши рабочие часы, то обозначьте это. Если ваш сотрудник готовит тексты для блога и лендингов, и вам не важно, в какое время эта задача будет выполнена, важен лишь конечный результат, то ставьте просто дедлайн к каждой задаче.

Важно также, в каком часовом поясе работаете вы и ваши удаленные сотрудники. Старайтесь строить график работы таким обращом, чтобы всем было удобно работать в одно время, если этого требует ваша деятельность.

3. Обеспечивайте обратную связь. Удаленных сотрудников часто демотивирует ощущение, что они работают «в стол». А это случается, когда они не получают обратную связь о проделанной работе. Старайтесь на планерках и общих созвонах озвучивать результаты выполненной работы каждого удаленного сотрудника. Например, вот эта статья с блога вышла в ТОП Google по такому-то запросу.

Вы также можете проводить один раз в неделю или один раз в две недели созвон с вашими сотрудниками для обсуждения дальнейшей работы и планов, а также для решения возникающих проблем в ходе выполнения задачи.

4. Система мотивации — это важный пункт для удаленных сотрудников.

Многие компании уходят на путь поиска удаленных сотрудников по той простой причине, что уровень зарплат в регионах ниже и можно найти квалифицированных и опытных сотрудников, готовых работать за меньшие деньги, чем в столице. Желание сэкономить на зарплатах приводит некоторых предпринимателей к поиску удаленных сотрудников.

Поэтому важно разработать такую систему мотивации и оплаты труда сотрудников, чтобы они «горели» своим делом и у них было жгучее желание работать на результат. Это может быть окладная часть и проценты с продаж, если сотрудник связан с продажами. Или это может быть оклад и бонусы за своевременно проделанную работу и за выполнение дополнительных задач.

Как контролировать удаленных сотрудников

Благодаря современным средствам коммуникации удаленные сотрудники всегда на связи, даже если их стиль жизни — путешествия. Тем не менее, на начальном этапе сотрудничества требуется контроль за сотрудниками, ведь все люди разные, кто-то сам умеет себя легко организовать, а кому-то требуется четкая постановка задач.

1. Планерки.

Проводите планерки с сотрудниками и планируйте рабочую неделю или месяц, чтобы сотрудник знал, какие задачи стоят перед ним и мог сам распределить свое время на выполнение этих задач.

Не стоит думать, что удаленные сотрудники только и думают о вашем проекте и готовы сиюминутно выполнить только что поставленную задачу. Поэтому заранее оповещайте сотрудника о предстоящем плане.

Именно на совместных планерках вы можете выяснить, с какими проблемами и трудностями сталкиваются удаленные сотруднки при выполнении задач. Также, знакомясь ближе с сотрудниками, вы будете знать, что от каждого члена команды можно ожидать.

Мы рекомендуем при постановке задач обязательно назначать контрольные точки проверки результатов. В случае невыполнения сотрудником задач, вы можете быстро подключить других специалистов.

2. CRM-система позволяет контролировать удаленных сотрудников.

Вы ставите задачи в системе, а сотрудник после выполнения всех этапов задачи делает отметку о выполнении, так вы легко и просто будете контролировать все процессы, происходящие в компании.

CRM-система позволяет также контролировать менеджеров по продажам и знать, как они ведут переговоры путем прослушивания телефонных звонков, интегрированных в CRM.

3. GoogleDocs. Контроль удаленных сотрудников можно легко осуществлять через GoogleDocs, если у вас проект совсем небольшой, но перед вами стоит достаточно много задач, которые требуют вашего участия.

Дело в том, что в GoogleDocs в режиме реального времени можно записывать список выполненных задач, или делать список предстоящих дел и зачеркивать выполненные, оставлять комментарии на полях и заметки для сотрудника, выделяя их красным цветом.

Конечно, это все будет не удобно для большого коллектива, но для компании из 1-2-х сотрудников вполне даже подойдет, тем более можно сэкономить на CRM-системе. Google-календарь напоминает о запланированных задачах, которые ждут своего выполнения.

4. Автоматический учет рабочего времени CrocoTime. Сервис по учету рабочего времени CrocoTime позволяет управлять удаленными сотрудниками и даже целыми отделами.

Встроенный тайм-трекер напоминает сотруднику о незавершенной задаче, от которой он отклонился в ходе ее выполнения и предлагает завершить ее.

Понятная система отчетности позволяет оценить объем работы, выполненной сотрудником.

________________________________________________________________________________________

Источник: https://union-sp.ru/blog/kak-kontrolirovat-udalennyh-sotrudnikov/

Как контролировать работу сотрудников? Обзор методов удалённого мониторинга

Как контролировать дистанционного сотрудника

«Как контролировать работу сотрудников?», – глобальный вопрос, который никогда не теряет актуальности. Проблемные люди есть, наверное, в любой компании:

  • Кто-то прокрастинирует;
  • Кто-то занимается подработками;
  • Кто-то и вовсе потихоньку переводит клиентов из фирмы на свой личный номер.

Все случаи объединяет одна общая особенность: в каждом из них вы, как работодатель, теряете деньги. Именно этих потерь и помогает избежать грамотно организованный контроль над работой сотрудников.

Причём контроль желательно вести постоянно, потому что иначе люди будут хорошо выполнять свои обязанности только в вашем присутствии – а в то время, пока вы не смотрите, вернутся к привычному образу действий. В этой статье рассмотрим несколько способов осуществления такого контроля.

Как контролировать работу сотрудников удалённо?

Удалённый контроль актуален всегда: и в обособленном подразделении, и в сети филиалов – если вы не находитесь за плечом каждого своего работника в режиме 24/7, система дистанционного наблюдения за персоналом точно лишней не будет. Есть три основных инструмента для построения такой системы, подробнее о каждом из них ниже.

наблюдение

Один из самых распространённых способов контроля: на производстве и в офисах с помощью камер можно отслеживать, находятся ли люди на местах и чем они занимаются, определять проблемные ситуации и т. д.

Вариантов организации видеонаблюдения очень много – от базового, когда речь идёт о простой записи видео, до расширенного, с использованием модулей автораспознавания различных событий (проверка пересчитываемых кассиром денег, сигналы о конфликтных ситуациях, отметки входа-выхода сотрудников на территорию и т. д.);

Контроль доступа (СКУД)

Позволяет получать точную информацию о том, когда сотрудник пришёл на работу, когда ушёл.

В расширенном виде – если контроль ведётся не только на входе, но и во внутренних помещениях – даёт возможность определять, где конкретно работник находился в тот или иной момент дня.

Отлично сочетается с наблюдением в офисах с помощью камер, некоторые решения непосредственно с ним интегрируются и позволяют в один клик найти нужный фрагмент видео;

Системы учёта рабочего времени

Система учета рабочего времени Kickidler и другие сервисы, которые устанавливаются на компьютеры персонала и отслеживают активность пользователя.

Ни камеры, ни СКУД не позволяют надёжно контролировать работу сотрудников на компьютере – следить за экраном каждого из сотрудников через камеры очень неудобно и, в общем-то, бесперспективно.

Тем более, программы для учёта рабочего времени эту проблему решают полностью: пока человек находится у клавиатуры, Kickidler записывает всю его активность – какое приложение открыто, какой интернет-трафик идёт, какие кнопки нажимаются. 

На основании этих данных формируются подробные отчёты по каждому сотруднику и каждому подразделению, создаются аналитические сводки – в общем, Вы получаете всю информацию, которая нужна для оценки продуктивности работающего за компьютером человека.

Как контролировать работу сотрудников на производстве?

Основные методы контроля за работой сотрудников на производстве остаются теми же, что и в случае с офисом: это видеонаблюдение (возможно, дополненное специальными модулями) и контроль доступа. Kickidler можно использовать для наблюдения за линейным персоналом, кроме того – при отсутствии СКУД – систему можно настроить для контроля времени прихода-ухода, выхода на перекуры и т. д.

Как контролировать работу сотрудников в 1С или Битрикс?

Каждая из систем предлагает собственные модули для контроля над пользователями: в 1С учёт рабочего времени можно организовать на базе 1С:Предприятие, в Битрикс – на основе интегрированного в CRM решения «Учёт рабочего времени». Каждый из этих модулей предлагает все необходимые базовые функции: отслеживает приход-уход сотрудника, его активность в приложении и т. д.

Недостаток у обоих решений один и тот же – ограниченный (относительно профильных, специально разработанных) набор функций и ориентация на работу только с «родной» системой. Если Ваши сотрудники хотя бы иногда работают не только в Битрикс или 1С, мы рекомендуем использовать комплексные решения: Kickidler отслеживает всю активность за компьютером, в том числе и действия в 1С или Битрикс.

А самые лучшие результаты даёт сочетание разных систем:

  • Модули 1С и Битрикс детально отслеживают активность в соответствующих системах;
  • Kickidler предоставляет данные о всей деятельности человека за компьютером и даёт мощные возможности для аналитики по расходованию рабочего времени, личной эффективности и т. д.

В конечном счёте, лучший контроль – комплексный. В основном вы пользуетесь Kickidler, а при возникновении вопросов к тем или иным сотрудникам дополняете картину за счёт данных с камер, СКУД и встроенных в CRM решений. Такая система помогает надёжно контролировать работу сотрудников, затрачивая на это минимум времени и сил.

Автоматизированный учет рабочего времени Kickidler

Источник: https://www.kickidler.com/ru/info/kak-kontrolirovat-rabotu-sotrudnikov-obzor-metodov-udalyonnogo-monitoringa.html

10 полезных сервисов, чтобы контролировать сотрудников | Rusbase

Как контролировать дистанционного сотрудника

В условиях сложной экономической обстановки бизнес вынужден снижать издержки и работать над повышением эффективности. На помощь здесь могут прийти специализированные онлайн-инструменты, которые помогают повышать качество работы сотрудников.

Повышение эффективности офисных сотрудников

Тренд на создание максимально комфортных условий для сотрудников в офисе имеет свои побочные эффекты – иногда чрезмерная забота о коллективе со стороны руководителей приводит к тому, что работники расслабляются и становятся менее эффективными. Для борьбы с подобными явлениями используют ряд специализированных сервисов.

«Босс Контроль»

На входе в большую часть офисных помещений уже давно устанавливаются турникеты, с помощью которых можно собирать данные о посещаемости сотрудников – для прохода в офис нужно приложить пропуск. Проблема здесь в том, что настройка работающих локально систем контроля – не самое простое дело.

В свою очередь, «Босс Контроль» – это облачный сервис, который состоит из терминалов контроля доступа и сервиса обработки данных.

Терминал вешается на стену, сотрудники с его помощью отмечаются на входе, а затем система формирует отчеты о посещаемости.

  Если сотрудник без уважительной причины опаздывает, уходит с работы пораньше или часто ходит на перекуры – это сразу станет известно менеджменту.  В итоге сотрудники больше времени проводят на рабочем месте.

Pay Punch

Биометрическая система учета посещаемости сотрудников и отработанного ими времени. По аналогии с предыдущим инструментом, в офисе также устанавливается специальный прибор, к которому сотрудники прикладывают палец или руку. Таким образом осуществляется контроль отработанного времени, что особенно удобно в случае необходимости расчета заработной платы в почасовом режиме.

Информация о посещаемости сотрудников автоматически передается руководству и бухгалтерии. Поскольку система биометрическая, то обмануть ее, например, попросив коллегу в офисе приложить карточку отсутствующего в нем сотрудника, не получится.

CrocoTime

Однако сам факт нахождения в офисе и на рабочем месте еще не говорит о том, что сотрудник эффективно работает.

Ничто не мешает ему «создавать видимость» бурной деятельности, на самом деле тратя время на не относящихся к работе сайтах или в развлекательных приложениях.

Потери от такого непродуктивно времяпрепровождения могут быть весьма существенными – по разным оценкам, это наносит общий урон экономике страны в сотни миллиардов рублей в год.

Для того, чтобы узнать, какой процент рабочего времени сотрудник потратил на решение бизнес-задач, а сколько «прокрастинировал» на развлекательных ресурсах, помогает сервис CrocoTime. На основе собранных данных он высчитывает коэффициент продуктивности каждого сотрудника, а также предоставляет руководству отчеты о том, какие ресурсы отнимают у работников больше всего времени.

Disciplina.ru

Еще одна система повышения эффективности офисных сотрудников. Disciplina.ru не только собирает информацию об использующихся программах и приложениях, но и следит за соблюдение рабочего графика, а также фиксирует переработки.

Впоследствии создаются отчеты, позволяющие понять структуру рабочего дня каждого конкретного сотрудника – на какие задачи у них уходит больше всего времени, в какие периоды они работают больше или меньше. Эти данные помогают руководству оптимизировать рабочие процессы так, чтобы не перегружать работников, но и не позволять им чрезмерно расслабляться.

Контроль выездных работников

Контролировать офисных сотрудников легче хотя бы по той простой причине, что они находятся в одном месте и, как правило, руководитель может довольно легко с ними пообщаться. Другое дело выездные работы – например, монтаж оборудования, сборка мебели, уборка или доставка.

Здесь сотрудники зачастую имеют большую свободу, что иногда приводит к проблемам – например, некачественному выполнению работ или обманам («халтура» на клиента в обход работодателя с использованием материалов и инструментов компании).

Чтобы повышать эффективность мобильных работников, а также лучше их контролировать, используются специальные инструменты, получившие на Западе название field management software.

Planado.ru

По теме: 10 небанальных приложений, которые сэкономят время

Работа на выезде подразумевает свободу – и именно это часто ценят мобильные сотрудники.

Однако отсутствие начальника, стоящего «над душой», создает различные соблазны.

От банального обмана работодателя – никто не помешает сделать работу, а деньги взять себе в карман – до ошибок при выполнении задачи из-за пропуска каких-то неважных, по мнению мастера, шагов.

Инструменты field management, и в том числе сервис Planado, призваны дать руководителям бизнеса возможность контролировать своих сотрудников и задавать единый стандарт выполнения ими работ.

Сделать это помогают, к примеру, контрольные списки (чек-листы) – в мобильном приложении сотрудника содержится информация по заказу, а также перечислены все шаги, которые нужно проделать, чтобы решить задачу наилучшим образом.

Так исключается ненужная при выполнении однотипной работы (которую, как правило, и делают выездные сотрудники) самодеятельность, и повышается общее ее качество.

Кроме того, в таких условиях новички делают меньше ошибок и быстрее втягиваются в рабочий процесс.

После решения задачи сотрудник создает в приложении фотоотчет, по которому видно, что работа выполнена качественно (собранная мебель, установленное оборудование, чистая после уборки комната и т.п.), и отправляет его в офис.

Таким образом руководство сразу может увидеть недочеты и указать на них. Кроме того, сервис интегрирован с «Яндекс. Картами», что позволяет работодателю видеть передвижения сотрудников в режиме реального времени и оптимизировать их маршруты с учетом пробок.

Это помогает выполнить за день больше заказов.

«Мобифорс»

Сервис «Мобифорс» также помогает компаниям контролировать своих выездных сотрудников. Инструмент предназначен для работы с системой «1С: Предприятие 8». С его помощью руководители могут оперативно распределять задачи между мобильными сотрудниками, контролировать их перемещения, отслеживать статусы выполнения задач, а также обмениваться с ними мгновенными сообщениями. 

Кроме того, система собирает данные о выполнении работы и генерирует отчеты о производительности сотрудников, которые учитывают более 30 различных метрик.

Task24

Сервис Task24 предоставляет своеобразную биржу удаленных заказов. С его помощью мобильные сотрудники могут заходить в систему и разбирать заказы, которые им удобнее выполнить (впрочем, их можно и назначать конкретному работнику). После принятия заказа, мастеру открывается подробная информация о задаче. В процессе выполнения работы сотрудник отмечает в системе свои трудозатраты.

Как и в примерах выше, система отслеживает местонахождение сотрудников на карте. По итогам выполнения работы система генерирует отчеты, которые могут быть использованы, к примеру, для расчета заработной платы. Кроме того, реализован API, который позволяет выгружать информацию в 1С и другие системы, а также интегрировать Task24 с софтом сотрудников call-центра.

Контроль удаленных сотрудников

При работе с удаленными сотрудниками (фрилансерами, личными помощниками и так далее) проблема контроля является одной из основных. Для повышения продуктивности таких взаимодействий представители компаний также могут использовать специализированный софт.

JoDo.Im

Простой сервис с незамысловатым дизайном. Помогает структурировать информацию при работе с удаленными сотрудниками и фрилансерами. Общение руководителя или заказчика с исполнителем проходит в Jabber-чате, где с помощью специальных команд можно ставить работнику задачи, которые не пропадут в логах общения, а будут занесены в базу.

Так, всегда можно восстановить всю последовательность задач и подзадач. При этом система не даст исполнителю отрапортовать о завершении работы, если какие-либо из подзадач не были выполнены.

Отслеживание выполнения плана

Существует большое количество систем для управления проектами. С их помощью руководители могут отслеживать реальную эффективность работы сотрудника, а не только собирать информацию о времени пребывания в офисе или используемых в течение дня программах.

Pyrus

Сервис Pyrus позволяет решать проблему срыва сроков, которая может серьезно вредить бизнесу – очень часто даже важные проекты завершаются позже установленных дедлайнов, что имеет различные негативные последствия для бизнеса.

Pyrus позволяет выявлять сотрудников, которые не укладываются в дедлайны. С помощью подобного софта руководители могут отслеживать задачи и заниматься отладкой бизнес-процессов, а также выявлять сотрудников, которые не успевают выполнить работу в срок.

Повышение эффективности работников ресторана

Ресторанный бизнес традиционно страдает от злоупотреблений и неэффективности работы сотрудников. Случаи плохого обслуживания или банального воровства встречаются сплошь и рядом. Рестораторы стремятся победить эти проблемы с помощью внедрения специальных инструментов контроля.

Jowi

Существует большое количество инструментов контроля персонала для ресторанов. Исторические такие сервисы делились на облачные, когда вся информация хранится на удаленном сервере, и локальные, когда все нужные данные сохраняются прямо в заведении.

У систем каждого типов были свои минусы – при использовании облачных сервисов при проблемах с интернет-соединением работа ресторана может встать, а в случае локального размещения к данным могут получить доступ нерадивые сотрудники, что открывает путь для злоупотреблений.

Поэтому начали появляться гибридные системы вроде Jowi. Они комбинируют оба метода работы с данными – система может работать локально даже без интернета, а при появлении соединения данные закачиваются на облачный сервер. 

Подобные инструменты помогают повысить скорость обслуживания за счет автоматизации процесса приема заказа и его передачи от официанта к повару.

Сценарий использования может быть таким: с помощью планшета с установленным приложением официант принимает заказ, на кухне повару тут же выводится список блюд, а менеджер зала может выставить время, за которое тот должен успеть приготовить заказ.

Затем официанту так же на планшет придет оповещение, и он отправится забирать заказ (а не будет постоянно ходить на кухню, чтобы выяснить, как с ним обстоят дела).

Помимо собственно автоматизации работы, системы контроля предоставляют возможность получения отчетов обо всех важных показателях ресторана – данные по заказам, остатки продуктов на складе и т.д. Все это снижает вероятность обмана – сотрудники не могут утаить часть выручки или, к примеру, воровать продукты с кухни и напитки из бара.

Источник: https://rb.ru/list/doveryaj-no-proveryaj/

Как контролировать удаленных сотрудников

Как контролировать дистанционного сотрудника

Нанимая любых сотрудников, в том числе удаленных, руководитель всегда хочет, чтобы они эффективно выполняли ту работу, на которую их наняли. Многие офисные работы – это система многогранных задач. И такие задачи могут быть не выполнены к сроку, если не контролировать сотрудников, ответственных за их выполнение.

С сотрудниками, сидящими в офисе, проще. Руководитель может нагрянуть к ним в комнату, поставить камеры слежения, завербовать «стукачей» или попросить сисадмина отследить действия сотрудников на компьютерах.

С теми, кто работает удаленно, сидя дома, сложнее. Дом – это все-таки личное пространство, в которое так просто не вторгнешься. Как же выстраивать процесс контроля над удаленными сотрудниками, чтобы результат удовлетворял и их, и вас?

Контролируйте исходя из конечного результата и контрольных точек

Контролировать своих сотрудников нужно исходя из ожидаемого результата. И обговаривать этот результат необходимо сразу, как только поручаешь сотруднику какую-то задачу.

Нужно убедиться, что руководитель и исполнитель одинаково понимают, какой результат нужно получить. Если сказать сотруднику только о том, как стоит выполнять задачу, результат может быть не таким, какой вы хотите.

Можно не контролировать, каким именно путем сотрудник идет к результату, потому что люди могут действовать по-разному. Вообще, есть две системы управления. Одна – когда предприниматель считает себя самым умным. Он считает, что то, как он представляет себе путь к результату, – это и есть правильный вариант.

На самом деле, даже если руководитель более компетентен в деле, которое поручает сотруднику, тот может сделать по-другому, и это тоже будет правильно. Если контролировать все действия, постоянно придется говорить, как что-либо делать.

Тогда сотрудник не будет самостоятельным и не захочет брать на себя ответственность. А нужно, чтобы он отвечал за своевременное достижение контрольных точек, в которых можно проверить, правильно ли человек идет к результату и успевает ли в срок.

Не надо рассказывать сотруднику каждое движение. Например, если вы поручили человеку расшифровать аудиозапись и сделать из нее читабельный текст, не надо говорить «Запусти прослушивание записи, прослушай одну фразу, останови воспроизведение, запиши услышанное, снова запусти воспроизведение…».

Кто-то может действовать по-другому. Допустим, конспектировать в реальном времени или стенографировать. Либо запустить воспроизведение на скорости 0,75 и тоже записывать, не останавливая прослушивание.

Способы разные, но человек в любом случае выполнит задачу.

Плюсы и минусы компьютерных программ для контроля удаленных сотрудников

У многих людей процесс контроля удаленных сотрудников ассоциируется с компьютерными программами. Некоторые из этих программ настолько суровы, что фиксируют, сколько времени человек провел за компьютером, какие программы и сайты открывал, на какие адреса отправлял сообщения, что скачивал или распечатывал.

Так можно понять не только насколько интенсивно работает сотрудник и как часто отвлекается от работы, но и не сливает ли он кому-то коммерческую тайну. Однако с такими программами человек чувствует себя рабом, прикованным цепью к гребной скамье на галере. И это отнюдь не мотивирует его на плодотворную работу.

Конечно, если у сотрудника почасовая оплата, то есть смысл с помощью программ контролировать, сколько часов он провел за работой. Но лучше все-таки найти возможность контролировать именно результаты этой работы, ну и еще своевременность завершения каждого этапа.

Если вы все-таки контролируете время, не забывайте учитывать рутинные действия. Например, поиск информации, открытие и закрытие программ и сайтов с последующим ожиданием загрузки, – все это тоже отбирает время.

А деловая переписка и созвоны между сотрудником и руководителем, клиентом или другим сотрудником, с которым человек совместно выполняет задачу, могут вообще занять целый рабочий день. А потом иногда ни руководитель, ни сам сотрудник не могут понять, на что ушло огромное количество времени.

Что стоит использовать в любой фирме, так это CRM-систему. Особенно если у вас есть хотя бы один удаленный сотрудник. Но даже общение между людьми, сидящими в офисе в соседних комнатах, эффективнее всего именно через такую систему.

В ней можно быстро совещаться по рабочим вопросам, не отвлекаясь на посторонние раздражители. Каждый сотрудник может оперативно отчитываться о проделанной работе, сообщать о проблемах, задавать вопросы сразу нескольким коллегам. И руководителю удобно координировать работу офисных и удаленных сотрудников.

KPI и другие показатели. Как оценить эффективность удаленного сотрудника

Показатели для оценки эффективности сотрудников могут быть самые разные. Например, для удаленного отдела продаж можно учитывать количество холодных звонков за день или неделю, количество продаж или сумму, заработанную фирмой на этих продажах.

И нельзя дать однозначный совет, что из этого лучше. Потому что у каждой компании своя ситуация. Двигайтесь интуитивно и проверяйте, какой вариант приведет к лучшим результатам.

При выборе KPI руководствуйтесь тем, что для вас наиболее важно, и что в большей степени зависит от самого сотрудника и в меньшей – от внешних обстоятельств. Например, число холодных звонков может снизиться из-за того, что некоторые разговоры будут длинными. Но именно эти разговоры с большей вероятностью приведут к продажам.

Иногда могут быть эффективны более сложные варианты KPI. Каждый сотрудник в течение месяца участвует в выполнении трех-пяти задач. Исходя из задач на месяц, ставятся более мелкие задачи на неделю. И каждой из этих задач присваивается вес, равный какому-то количеству процентов от зарплаты сотрудника.

В результате каждый видит, как именно он зарабатывает свои деньги и какие задачи более важные и приоритетные. А еще на уровне недельных задач как раз удобно контролировать и корректировать действия сотрудника, чтобы он не потратил много времени и усилий на неправильные действия.

Сейчас компании, которые хотят остаться на плаву, очень быстро развиваются. И, с одной стороны, стоит еще больше ускорить процесс корректировки работы сотрудников – в том числе удаленных, которых становится все больше.

С другой стороны, руководитель – не нянька и не надсмотрщик с плеткой. И не Яндекс или Гугл, чтобы давать ответы на все вопросы. Ищите баланс в контроле работы удаленных сотрудников. И пользуйтесь советами, которые прочли в этой статье.

Источник: https://www.e-xecutive.ru/management/practices/1989570-kak-kontrolirovat-udalennyh-sotrudnikov

ПравБаза
Добавить комментарий